Las bases de datos y las empresas

Casi todas las empresas en la actualidad emplean bases de datos de forma cotidiana, en un gran número de ocasiones los usuarios de las mismas, ni siquiera están conscientes del uso que dan a las mismas. Por citar algunos ejemplos, los sistemas contables como CONTPAQ, y las terminales de punto de venta que se utilizan para registrar las ventas y actualizar el inventario hacen uso de bases de datos, son pocas las empresas que no hacen uso de bases de datos, pero son muchas las que no sacan provecho de sus bases de datos.

Con base en lo anterior, es fácil llegar a la conclusión de que saber un poco sobre bases de datos nos será de gran utilidad en nuestra vida laboral.

Entre los principales conceptos que deben conocerse para adentrarse con éxito en la comprensión de las bases de datos encontramos 3 que son los pilares de las mismas: campo, registro y tabla.

Descripción gráfica de Campo, Registro y Tabla
Fuente: http://apuntes.infored.mx/frameset.php?url=/978861_Visual-FoxPro.html

Se denomina campo a la unidad básica de almacenamiento de datos, un campo por lo general almacena datos de un tipo específico (texto, número, fecha/hora, contenedor, lógico). El primer paso para definir un campo es nombrarlo, para nombrar un campo se siguen las reglas habituales de los nombres de archivos, pero sin incluir espacios en blanco o símbolos especiales, suele recomendarse que a los campos se les denomine con nombres que indiquen claramente su función y que si se usan claves para nombrarlos estas sean consistentes y lógicas, por ejemplo abreviatura del tipo de dato + nombre abreviado del campo:

tNombreAlumno, nEdadAlumno, fAlta, cAplicación.

Esta nomenclatura nos daría como pistas que: si el campo comienza con una t es de tipo texto, si comienza con una n es numérico, si comienza con una f es de tipo fecha, y si comienza con una c es un contenedor.

Cuando establecemos el tipo de dato que almacenará un campo, por lo general se nos permitirá definir algunas condiciones iniciales para los campos, estas condiciones especiales se denominan validaciones y permiten que establezcamos condiciones que obligatoriamente se deberán cumplir  cuando un dato sea introducido en el campo, estas condiciones iniciales tienen que ver con la longitud del campo en el caso de los textos, o bien, con el signo de los datos o si incluirá decimales o solo enteros en el aso de los datos tipo número, el formato en el caso de los tipos fecha/hora y el tipo de contenido alojado en el caso de los contenedores.

Los datos tipo texto por lo general permiten incluir desde 1 hasta poco más de 4 millones de caracteres, dependiendo de la definición inicial que establezcamos, los datos tipo número pueden ser enteros o con decimales, con signo o sin signo,  los campos fecha/hora pueden contener ambas, o solo una de las dos, y la precisión de las mismas puede ser en días, meses o años, o bien en horas, minutos y segundos, loca campos tipo contenedor pueden ser contenidos binarios de tipo audio, imagen, vídeo, archivos planos o multimedia. 

Las validaciones más comunes son:

Valor no nulo, número mayor a cero, número positivo, longitud N, por citar solo algunos ejemplos.

Hasta aquí hemos definido el concepto de campo, y esperamos haya quedado aclarado que un campo es la unidad mínima de almacenamiento de información en una base de datos, ahora bien, los campos se organizan en registros, y los registros son conjuntos de campos organizados de forma tal que guardan información de interés para el usuario en los campos que lo componen; los campos que componen un registro están relacionados de forma lógica, pero pueden no ser del mismo tpo de datos, por ejemplo, un registro de alumno podría contener: matrícula, nombre, apellido paterno, apellido materno, fecha de nacimiento, domicilio, ciudad, estado, país. nacionalidad, grado, fecha de alta. Por citar solo algunos campos, es evidente que dichos campos serán algunos de tipo texto, otros de tipo numérico y algunos de tipo fecha/hora. Sin embargo es evidente que todos están relacionados entre ellos. Los registros también se conocen como tuplas, otra característica que poseen los registros en que debe existir una forma de identificarlos de forma única, en elc aso del alumno y los coampos considerados el campo que podría servir para identificar de manera única el registro sería la matrícula (no deberían existir dos registros en los que diferentes alumnos posean la misma matrícula.

A este tipo de campos que sirven para identificar de manera unica un conjunto de campos se le denomina campo llave.

Los registros ayudan a organizar la información relacionada, al conjunto de varios registros relacionados organizados en un archivo se le denomina tabla, una tabla es un conjunto de registros con la misma estructura, a un conjunto de tablas relacionadas es a lo que denominamos como base de datos.

Una base de datos se compone de multiples tablas relacionadas por campos llave, cada una de las tablas que integran la base de datos tiene diferentes campos. Los campos llave son comunes a dos o más tablas. Fuente: http://conalepcoatza.blogspot.com/2014/01/evidencia-final-base-de-datos-sistema.html

Una base de datos puede contener desde una tabla hasta n tablas, y esas tablas guardaran información de los registros de interés para el usuario, y así mismo esos registros estarán conformados por campos de datos que definirán a las entidades físicas que son de interés para el usuario. 

El objetivo básico de las bases de datos es el de conservar información y mantenerla disponible para su acceso de forma eficiente, el interés de los usuarios en la información contenida en la base de datos es debido a su importancia para los procesos de toma de decisiones.

Las aplicaciones de base de datos tienen cuatro componentes: datos, programas, dispositivos de almacenamiento y usuarios. Las bases de datos tienen como principal ventaja la posibilidad que ofrecen de compartir los datos, ahorrar espacio de almacenamiento al evitar la redundancia de los datos, y sobre todo la posibilidad de personalizar la información ofertada a las necesidades de cada usuario, así como también la posibilidad de personalizar a cada tipo de usuario las partes de información que pueden capturar y/o explotar. Es decir, una misma base de datos, puede ser percibida por distintos usuarios de forma variable, dependiendo de las posibilidades de acceso que cada uno tenga y de las funciones que sean de su interés.

Una base de datos suele residir físicamente en dispositivos de almacenamiento y equipos controladores adecuados para su acceso, ser accedida por cualquier canal de comunicación que este disponible y sea permitido. Sin embargo, los usuarios de la misma no acceden a ella a través de los dispositivos físicos, sino que lo hacen a través de un conjunto de software diseñado específicamente para ellos y que tiene programada la lógica de negocios que permite validar que la información que ellos consultan y/o capturan o modifican cumple con los requisitos necesarios para ser de utilidad al negocio.

Existen tres roles implicados en la correcta implementación del uso de una base de datos en una empresa, el administrador de la base de datos, el programador de las aplicaciones que la explotan y el usuario final.

Niveles de abstracción de una base de datos.
Fuente:  Alonso Martínez, Margarita,
Conocimiento y bases de datos: una propuesta de integración inteligente.

El administrador de la base de datos, se encarga de definir el modelo de datos que habrá de almacenar las entidades de interés del negocio, por ejemplo para una escuela esas entidades de interés serían alumno, profesor, grupos, aulas, edificios, programas educativos, exámenes, por citar solo algunos ejemplos, estas entidades de interés serán transformadas en tablas y sus características integradas en campos, de los cuales al menos uno será tratado como campo llave. El administrador de la base de datos se encargará de modelar los campos de interés y organizarlos en registros que conformaran las tablas, y de definir las relaciones entre las mismas; así mismo. será el administrador de la base de datos el encargado de asegurarse de la integridad de los datos y de la seguridad de los mismos, es decir, evitar que personas sin derecho a hacerlo alteren o consulten los datos almacenados en la base de datos.

El programador de aplicaciones, será el encargado de diseñar las aplicaciones que habían de alimentar con datos a las base de datos y/o de explotar esos datos para presentar información útil para la toma de decisiones, el programador solo podrá ver aquellos datos que en su momento sean de interés para la aplicación que va a desarrollar, ya que el control total de la base de datos solo deberá estar en manos del administrador de la base de datos.

El usuario final, será quien haga uso de las aplicaciones que tienen acceso a la base de datos y con ellas podrá introducir datos a la base de datos, consultarlos y actualizarlos en caso de ser necesario, así mismo, también podrá hacer uso de los mecanismos proporcionados por el programador de aplicaciones para explotar la información almacenada en la base de datos, compararla y en su caso presentarla en informes ejecutivos que permitan tomar decisiones sobre la base de los datos contenidos en la base de datos.

Es importante señalar que el programador de aplicaciones no debe ser quien decida que debe mostrar u ocultar la aplicación que accede a la base de datos, esta decisión le corresponde tomarla a los administradores de la empresa que utilizará las aplicaciones, con base en los requerimientos de los usuarios finales, solo estos pueden saber que necesitan para desarrollar su trabajo, y por tanto, el programador de aplicaciones será únicamente quien permita a las aplicaciones cumplir con las expectativas de los usuarios finales, lo mismo aplica para el administrador de la base de datos, este sera quien diseñe las entidades de la base de datos, pero no lo hará a capricho, sino una vez que los usuarios de la misma le hayan proporcionado los datos necesarios para realizar su trabajo y proporcionado los documentos fuente necesarios para modelar los datos.

No realizar el diseño considerando estos puntos condena a las aplicaciones y la propia base de datos a resultar inoperantes para la empresa.   

La gestión integrada en la empresa.

Antes de la aparición de las aplicaciones informáticas, las empresas tenían como únicas herramientas de gestión de datos los ficheros con cajones, carpetas y fichas de cartón. En este proceso manual, el tiempo requerido para manipular lo datos era enorme. Pero la propia informática ha adaptado sus herramientas para que los elementos que el usuario utiliza en cuanto a manejo de los datos se parezca a lo que manejaba de forma manual, por eso términos como carpeta, archivo, fichero, directorio son comúnmente empleados en la terminología para comprender lo que deseamos hacer.
El uso de base de datos en las empresas permite la gestión eficaz de la información generada por la misma, por cada una de las partes que conforma a la organización, una base de datos bien diseñada permite la replicación del modelo organizacional en las sucursales y en control eficiente de todos los procesos.
Una de las principales ventajas del manejo de base de datos es que las mismas tienen implícito el control de la integridad de los datos, es decir, no pueden darse inconsistencia en los datos ya que la base de datos se asegura de que solo se guarden datos completos y correctos, nunca podrán almacenarse datos de operaciones inconsistentes una vez que se han establecido las reglas de operación para los datos; con ello nos aseguramos de que la información que se nos muestra es la que debe de ser.

Fuente: Notas de bases de datos, UAM, María del Carmen Gómez Fuentes.

Algunos de los problemas que se eliminan en la empresa con el uso de las bases de datos y los sistemas de información son:
Datos redundantes, elevados costos de almacenamiento, tiempos de procesamiento elevados, inconsistencias de datos, dificultad de actualización de datos.
Estas ventajas permiten la gestión integrada de la empresa, ya que al actualizar los datos en un punto del sistema, esta actualización se aplica a lo largo de todos los puntos donde esa información sea consultada, con el esfuerzo mínimo por parte de la organización.

• Las principales ventajas que proporciona el uso de bases de datos a la empresa son:
• Integran toda la información de la organización.
• Los datos son persistentes.
• Los usuarios pueden acceder de forma simultánea a la información
• Los datos son independientes de las aplicaciones que los explotan
• Se puede hacer tantas vistas parciales de los datos como usuarios tengamos en la empresa
• Los mecanismos de control de la integridad de los datos y la seguridad de los mismos están implementados en la base de datos y los usuarios no necesitan preocuparse por ello.

La ubicuidad de las bases de datos.

Actualmente las bases de datos son tan comunes que las utilizamos casi sin ser conscientes de su existencia cuando vamos al banco, cuando consultamos nuestra banca móvil, cuando vemos series en servicios de streaming, cuando jugamos en línea, cuando realizamos compras en Internet, cuando participamos en redes sociales, es gracias a las múltiples bases de datos que las empresas ponen a nuestra disposición que podemos disfrutar de muchas de las comodidades cotidianas.
La ventaja que obtenemos al tomar consciencia de la existencia de dichas bases de datos y del uso que nuestras empresas pueden darle a esa enorme cantidad de datos para fines de obtener una ventaja competitiva es de interés de los estudiosos de mercadotecnia y de las carreras afines al área de comercio y finanzas.

Bibliografía.

Alonso Martínez, Margarita; Conocimiento y bases de datos: una propuesta de integración inteligente. Tesis Doctoral, Universidad de Cantabria. España.

Velez de Guevara, Luis (2018), Gestión de  bases de datos.

Gómez Fuentes, María del Carmen, (2013), Notas del curso de base de datos, Universidad Autónoma Metropolitana.