Interfaz y conceptos básicos
Una hoja de cálculo nos permite realizar operaciones complejas con todo tipo de datos, sean estos textos o números, mediante el uso de espacios de almacenamiento denominados "Celdas", las cuales están organizadas en filas y columnas a modo de una malla, en la cuales las columnas se nombran alfabéticamente, mientras que las filas se nombran numéricamente, y cada celda (formada por la intersección de una fila y una columna) se nombra por la unión del nombre de la columna más el nombre de la fila. |
| Elementos de una hoja de cálculo. Fuente: elaboración propia. |
De este modo, podemos hacer referencia a los datos almacenados en una celda utilizando el nombre de la misma, en la imagen siguiente podemos ver el uso de los nombres de las celdas para crear una fórmula que calcula el resultado de la suma de dos números contenidos en celdas.
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| Operación de cálculo (suma) escrita haciendo uso del nombre de las celdas Fuente: Elaboración propia |
El uso de los nombres de celda en vez de las cantidades nos permite que al actualizar un valor en una celda de datos automáticamente las celdas donde este valor se ha referido por nombre de celda sean actualizadas.
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| La celda C1 contiene en realidad una fórmula (la suma de A1 y B1) Fuente: Elaboración propia. |
Lo que se visualiza en la celda después de escribir una fórmula es simplemente el valor resultante de la operación, si entramos en el modo de edición de la celda, o visualizamos la barra de fórmulas estando seleccionada la celda que contiene la fórmula, podremos ver cómo está conformada la fórmula misma y no el resultado.
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| La barra de fórmulas no indica en todo momento el contenido real de la celda, independientemente del formato de visualización de la misma. |
Es importante al hacer uso de una hoja de cálculo conocer la interfaz, ya que esto nos permitirá simplificar el trabajo, por lo general todas las herramientas ofimáticas son de uso intuitivo, y no requieren prácticamente de la lectura de ningún manual, salvo para las operaciones poco comunes o cálculos complejos.
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| El contenido de la celda es el número 7 |
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| El contenido de la celda es el número 2, se visualiza con formato numérico (un símbolo de moneda un separador decimal y dos lugares para la moneda fraccionaria). Fuente: Elaboración propia. |
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| El contenido de la celda es una fórmula cuyo resultado es 14, pero que se visualiza en formato numérico. Fuente: Elaboración propia. |
Es importante saber diferenciar entre el contenido de la celda (texto, número) y su formato de visualización (formato de texto y formato de celda). Ello nos permitirá evitarnos problemas al manipular los datos, un número que tiene formato de texto no permitirá realizar ningún calculo numérico con él, por tanto una fórmula que considere una celda cuyo contenido es texto, simplemente será ignorada, no existirá mensaje de error, pero los datos calculados serán erróneos.
Al hacer clic en una celda en la interfaz de la aplicación de hoja de cálculo suelen darse indicaciones visuales de los formatos que posee la celda, en la siguiente imagen podemos visualizar los formatos de la celda seleccionada.
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| Los formatos que posee la celda suelen señalarse en la aplicación mediante el cambio de tono de los botones asociados con dicho formato. Fuente: elaboración propia. |
Dependiendo de la aplicación de hoja de calculo que decidamos utilizar la interfaz suele variar un poco, pero por lo general todas las funciones están accesibles a través de menús o bien cintas de opciones que agrupan los botones por función.
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| Opciones comunes de la cinta diseño de página (WPS Office). |
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| Opciones comunes de la cinta inicio (WPS Office). |
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| Opciones comunes de la cinta Insertar (WPS Office). |
Como podemos ver en la imágenes anteriores, las opciones ofrecidas por cada una de las cintas están relacionadas, con la finalidad de facilitar las tareas al usuario.
Escritura de fórmulas y uso de funciones.
Como se mencionó anteriormente, las hojas de cálculo de basan en el uso de celdas que se forman por la intersección de filas y columnas, y estas celdas pueden contener diversos tipos de contenido como son: textos, números, fechas, fórmulas y funciones.
Las celdas de una hoja de cálculo son contenedores de información, que están pensados para almacenar resultados de forma implícita. Esto es dificil imaginarlo si el contenido de nuestra celda es un simple texto o un número, cobra significado cuando el contenido de la celda es una fórmula o una función, en matemáticas las fórmulas están compuestas por dos partes la variable que se va a calcular y la fórmula con la que se determina su valor, por ejemplo: C = A + B, 2 + 3 = 5, X = 1 / 2, V = 3.1416 * r^2, 2x+y=0; esa más común en la que se nos presentan las expresiones matemáticas, podemos notar que en alguno de los lados del signo = suele haber solo un elemento, que es el que se va a calcular o igualar para resolver la ecuación, las celdas de una hoja de cálculo cumplen esa función, ser los contenedores del valor que se calcula con la fórmula escrita en ella, las variables y las literales pueden ser sustituidas por las celdas que contienen los valores o bien podemos optar por escribir directamente los valores en la fórmula, sea cual sea la estrategia que decidamos usar, el resultado quedará almacenado en la celda.
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| Ecuaciones matemáticas comunes. Fuente: Nittra Tomkham |
Tomando como ejemplo las fórmulas presentes en la imagen anterior al escribirlas en una celda de la hoja de cálculo lo primero que deberemos hacer es introducir el signo "=" y posteriormente escribir la fórmula en formato lineal, mismas que quedarían como sigue:
a) =6/7*((9/4)+(3/8))
b) =(8+(2/5))/(6-(9/4))
c) =(7/9)/(4/3)+(8/12)*(2/5)
d) =8/12+((2/5)/(6/7))
e) =5/6+(7/9)*(4/3)-1/2
f) =5/6+7/9*(4/3-1/2)
En un principio puede que nos parezcan difíciles de leer las operaciones que hay que realizar, pero si conocemos la jerarquía de los operadores matemáticos que nos proporciona la hoja de cálculo leer las operaciones a ejecutar es cosa sencilla.
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| Jerarquía de los operadores matemáticos. Fuente: La investigación perfecta |
Las operaciones con la misma precedencia se ejecutan de izquierda a derecha. Sabiendo estos principios podremos diseñar todas las fórmulas que necesitemos de forma fácil.
Los operadores matemáticos generalmente se definen como sigue: Adición (+), Sustracción (-), Multiplicación (*), División (/), Potencia (^), y finalmente los paréntesis ( ). Debemos cuidar que por cada paréntesis de apertura exista un paréntesis de cierre en el lugar correcto.
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| Ejemplos de equivalencia de escritura de fórmulas en formato de hoja de cálculo, es importante resaltar el uso de los paréntesis para establecer precedencia de operaciones. Fuente: elaboración propia. |
Es aconsejable que nos acostumbremos a usar el nombre de la celda en las fórmulas en lugar del valor que las mismas puedan contener, lo anterior con la finalidad de que si debemos actualizar un valor en las mismas, bastará con actualizar el valor de una única celda y los cambios se aplicarán de forma automática a todas aquellas fórmulas referencian mediante el nombre de la celda a aquel valor que hayamos cambiado. De no hacerlo así, deberemos revisar todas nuestras fórmulas de forma manual con cada cambio de valor que hagamos.
Edición de celdas.
Una vez que hemos ingresado cualquier clase de contenido a una celda y lo confirmamos (nos cambiamos a otra celda), si nos volvemos a colocar sobre la misma y deseamos continuar escribiendo, el comportamiento normal de la celda será borrar el contenido actual y sustituirlo por lo que se escriba, esto resulta a veces frustrante cuando lo que deseamos es simplemente modificar o anexar algo a lo ya escrito o bien modificar la fórmula.
Para editar una celda vacía basta con seleccionarla y comenzar a escribir, si la celda no está vacía, lo que debe hacerse para no perder el contenido de la celda es presionar la tecla F2 o bien dar doble clic sobre la celda.
Referencia de celda.
Cada elemento de la tabla bidimensional que conforma la hoja de cálculo se denomina celda, y cada celda se constituye un espacio de almacenamiento individual, que sigue la nomenclatura COLUMNA|FILA, por ejemplo, G7 indica que la celda que estamos buscando esta ubicada en la columna G y en la fila 7.
Es posible referirse a conjuntos adyacentes de celdas siempre y cuando todas las celdas referidas se encuentren adyacentes en filas y/o columnas haciendo uso de el signo ":", la celda referida a la izquierda es la celda inicial y la que se señala a la derecha la celda final, en algunos casos es posible trabajar con diferentes rangos de celdas para usarlas con algunas funciones, haciendo muy fácil el tratamiento de grandes cantidades de datos. Ejemplos:
B1:B10 indica la selección de celdas que comienza en la B1 e incluye a la B2, B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9, para finalmente terminar en la B10.
C1:D5 por tanto significa que el rango incluye las celdas C1, C2, C3, C4, C5, D1, D2, D3, D4, D5; es decir 10 celdas con solo mencionar a la inicial y la final.
A10:D10 incluye a las celdas A10, B10, C10, D10; cuatro celdas con solo mencionar dos.
Cuando escribimos una fórmula y la copiamos por lo general las celdas referidas en la misma se cambian por las equivalentes a la posición de la celda destino de la copia de la fórmula, en muchas ocasiones eso es precisamente lo que deseamos que suceda, pero, en otras ocasiones requerimos que alguna de las celdas referidas no se cambie, ya sea por la columna, por la fila o porque el valor que necesitamos se ubica solo en una celda de toda la hoja, para evitar que al copiar una fórmula se cambien automáticamente las celdas referidas utilizamos el signo de $ antes del nombre de la fila o la columna que deseamos que permanezca fija (anclado).
En la fórmula =SUMA(A1*D1) ubicada en la celda A1, al copiar la fórmula hacia las celdas ubicadas hacia abajo de la celda A1 es decir A2, A3, A4, ... An, la fórmula cambiará a =SUMA(A2*D2), =SUMA(A3*D3), =SUMA(A4*D4), ... =SUMA(An*Dn) ya que todas las celdas referidas se actualizaran a la nueva posición de la fórmula. Al copiar la fórmula hacia las celdas ubicadas a la derecha de la celda A1 es decir B1, C1, D1, E1 ... x1, la fórmula cambiará a =SUMA(B1*E1), =SUMA(C1*F1), =SUMA(D1*G1), ... =SUMA(x1*y1) ya que todas las celdas referidas se actualizaran a la nueva posición de la fórmula.
Supongamos ahora que para el primer caso de copia queremos que todas las celdas multiplique por D1 independientemente de la fila en la que se copie la fórmula entonces deberemos anteponer un símbolo de $ antes del nombre de la fila y/o la columna que no deseamos que se actualice, si se pone en ambos, entonces se copie adonde se copie la fórmula siempre D1 permanecerá sin cambios, hay que tener cuidado que la fórmula no se copie a la celda a la que hace referencia ya que en dado caso la fórmula reportará un error.
para el caso de copia hacia abajo hasta la celda de la fórmula con la fila y columna anclada las fórmulas copiadas quedarían como sigue: =SUMA(A2*$D$1), =SUMA(A3*$D$1), =SUMA(A4*$D$1), y si copiamos hacia la derecha hasta C1 la fórmula quedará como sigue: =SUMA(B1*$D$1), =SUMA(C1*$D$1); observemos que la celda anclada con los signos $ no cambia, será una buena e ilustrativa práctica para quien esta familiarizándose con el uso de las anclas "$", probar que sucede cuando se copia una fórmula que solo tiene anclada la fila o la columna de una celda. Recordemos que la mejor forma de aprender es haciendo, es por ello que dejaré al lector hacer su propia fórmula de prueba y verificar por si mismo en la práctica los resultados.
Formatos de número.
El formato de número se refiere a la manera en que la hoja de cálculo tratará la visualización de las cantidades numéricas presentes en la celda, existen varios tipos de formatos numéricos y cada uno tiene un propósito particular.
El formato de NÚMERO permite establecer el número de posiciones decimales que mostrarán las cantidades escritas, por omisión es de 2 decimales, pero puede ajustarse para que sean más o menos.
El formato MONEDA permite establecer antes del número mostrado el signo de la moneda seleccionado y únicamente dos decimales, que es el formato en el que se muestran las monedas.
El formato de PORCENTAJE multiplica el número por 100 y añade el símbolo de %, en la idea de que se esta hablando proporciones de 1/100. Así 5% es equivalente a 5 partes de 100 o 0.05.
El formato CIENTÍFICO presenta los valores en notación exponencial, es ideal para cuando el cálculo arrojará números muy grandes o muy pequeños.
El formato PERSONALIZADO permite definir opciones que normalmente no se utilizan, como la existencia de ceros a la izquierda del número en N posiciones. Así 123 en formato personalizado de "00000" se convertirá en 00123.
El formato FRACCIÓN presenta números mixtos es decir entero más fracción con el grado de aproximación que definamos.
El formato de CONTABILIDAD agrega el signo de la moneda especificada con dos decimales pero alineándolo a la izquierda de la celda.
Para aplicar estos formatos debemos primero seleccionar la celda o rango de celdas en las cuales deseamos tener el formato y después asignarlo. Cuando la celda con contenido numérico no se la ha definido ningún formato por lo general al realizar cálculos mediante fórmulas o funciones la cantidad de decimales presentados es ilimitada pudiendo llegar a usarse notación científica para presentar datos muy grandes.
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| Efecto de aplica los formatos de número a un mismo valor, todas las celdas contienen 123.123 como valor, la diferencia radica en como la hoja de cálculo lo presenta al lector del documento. Fuente: Elaboración propia. |
Formatos de texto.
Otro tipo de formato que es muy importante saber reconocer, es el conocido formato de texto, es decir, la apariencia visual de las fuentes usadas para presentar la información, estos formatos son los mismos que suelen usarse en los procesadores de texto así que explicarlos en detalle no será necesario, basta con decir que pueden aplicarse sobre los formatos de número y hay que tener cuidado de que no causen confusión con algunas opciones de los formatos de número como el dar color negro o azul las cantidades positivas y color rojo a las negativas. Lo ideal es abstenerse de cambiar opciones de formato de texto a las celdas que contienen números con formato numérico, más allá del simple cambio de fuente y tamaño de la misma.
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| Estos son las opciones más comunes de formato de texto que se encuentran disponibles en una hoja de cálculo, hay que tener cuidado al aplicarlas para no afectar las opciones de algunos formatos de número. Fuente: Elaboración propia. |
Alineación de las celdas.
La alineación de la celda nos permite definir la colocación de los texto en el espacio de la celda existen 12 posibles opciones que se logran combinando las diferentes opciones horizontal y vertical de alineación y la opción de justificar texto que permite que el excedente del texto fluya hacia abajo de la celda en vez de cortarse debajo del texto de la celda adyacente o sobre escribir una celda vacía adyacente.
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| Las opciones de alineación del texto dentro de la celda, igualmente debe cuidarse que este formato no cause problemas con el formato numérico aplicado al contenido de la celda. Fuente: elaboración propia. |
Combinar celdas y ajustar texto.
Si bien es cierto que la hoja de cálculo se hizo con la finalidad de manejar número más que de elaborar documentos, es muy común que se imprima directamente de la hoja de cálculo la información en vez de pasarla a un procesador de texto en un informe elaborado, salvo en los casos de informes ejecutivos, la parte operativa rara vez desea perder el tiempo elaborando documentos, si puede ahorrárselo formateando para imprimir la información presente en la hoja de cálculo.
Las funcionalidades de COMBINAR permiten que varias celdas adyacentes pasen a formar una macro celda que puede servirnos como encabezado de la página o bien para acomodar textos largos que no se pueden acomodar bien en una celda individual sin afectar el formato de todo el documento, al combinar celdas adyacentes.
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| Diferentes opciones de combinación de celdas adyacentes. Fuente: elaboración propia. |
La función de ajustar texto puede parecer similar a la de justificar, pero a diferencia de esta última ajustar texto solo permite que el texto fluya hacia abajo de la celda sin cambiar el formato de alineación de la misma, Justificar por el contrario hace que el texto se distribuya uniformemente en la celda.
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| Diferencia sutil entre ajustar el texto y justificar, el usuario de la hoja de cálculo decidirá cual se ajusta mejor a sus necesidades. |
Borde, trama y sombreado.
Las celdas cuentan con muchas opciones de formato ademas de los de número, texto y celda, se cuenta con las opciones de bordes de la celda que permiten poner líneas a las orillas de cada celda, y entre cruzar el interior de las mismas de arriba abajo o de abajo arriba con diferentes estilos de línea y color de las mismas.
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| Ejemplo de bordes en todos los sentidos permitidos pero sin cambiar el color, el lector podrá hacer sus propios dicelos a su gusto en colores como práctica para adquirir habilidad en el manejo de la hoja de cálculo. Fuente: elaboración propia. |
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| La caja de dialogo de borde de celda da gran control sobre la apariencia de los bordes de la celda es posible jugar con el grueso, la continuidad y el color de las líneas que formaran los bordes de la celda. |
Para aplicar un formato de borde es necesario que primero seleccione la celda o celdas sobre las que desea aplicar el borde.
Las tramas y el sombreado son opciones que permiten dar a la celda seleccionada un estilo que la destaque sobre las celdas a su alrededor, por lo general si el documento se va a imprimir el consejo es que se usen tramas para impresiones que serán en escala de grises o monocromático y se utilicen colores de sombreado para las impresiones destinadas a color. Aunque esto no es obligatorio, las tramas son más distinguibles en un solo tono, ya que una mala combinación de sombreado puede resultar ilegible al momento de tener que imprimir en monocromo o escala de grises.
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| Caja de dialogo para establecer las tramas y los sombreados de las celdas, actualmente con la disponibilidad de la impresión a color se da mayor importancia a los sombreados que a las tramas, pero estas últimas son ideales para la impresión en monocromático. Fuente: elaboración propia. |
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| Ejemplos del uso de sombreados y tramas, el lector puede apreciar las ventajas y desventajas de cada opción. Fuente: elaboración propia. |
Diseño de la página.
La elaboración de hojas de cálculo es de gran utilidad para simplificar las tareas de cálculo y control, sin embargo, siempre será necesario presentar informes de trabajo en algún momento de nuestra actividad laboral cotidiana, aún no llega el día en que todo se maneje en formato electrónico, siempre hay alguien pidiendo información impresa, para esta tarea la hoja de cálculo cuenta con múltiples opciones para facilitar la impresión de los datos, pudiendo definir caldas que deberán imprimirse repetidamente como encabezados en cada hoja presentada, definir encabezados y pies de página que contengan la información de la empresa o nuestra, fecha, hora, nombre de la hoja de cálculo, el libro y su ubicación en el equipo, o simplemente algo que deseemos poner en todas las hojas.
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| En el ejemplo se ha puesto las palabras derecha, centro e izquierda a las secciones correspondientes del encabezado y pie de página, aquí en este menú se pueden definir todas las opciones de impresión como ajustar el contenido a una sola hoja, a varias hojas en horizontal o en vertical. Fuente: elaboración propia. |
Así mismo, como es lógico, no siempre queremos imprimir toda la información sino solo partes de la misma, para ello podemos definir áreas de impresión, en cada ocasión que deseemos imprimir.
Todo esto adicional a lo acostumbrado de definir margenes, tamaño de página, orientación, color de la página, imagen de fondo, marcas de agua y demás opciones disponibles, para ellos hacemos uso de las opciones de la barra de diseño de página.
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| Cinta de opciones de diseño de página. Fuente: elaboración propia. |
Conclusión.
Estas son las opciones básicas de las hojas de cálculo, comprendiéndolas estamos listos para para iniciar en la elaboración de nuestras primeras hojas de cálculo elaborando fórmulas sencillas, el siguiente paso es comprender como hacer uso de las funciones y finalmente aprender a elaborar gráficos a partir de nuestros datos, o a partir de tablas dinámicas elaboradas con base en nuestros datos. Las hojas de cálculo pueden parecer muy difíciles de aprender debido a su diseño de interfaz y al hecho de que se trata principalmente de elaborar cálculos matemáticos, sin embargo, con el paso del tiempo una vez que la convertimos en una aplicación de uso cotidiano nos daremos cuenta de que si bien es una poderosa herramienta, también es sencilla, si comprendemos el entorno, no se trata de memorizar todas las funciones disponibles, sino de comprenderlas, una vez que se tiene esta comprensión del entorno, resulta sencillo ir profundizando en el uso avanzado de funciones y opciones de formato para automatizar partes de nuestro trabajo cotidiano.
Bibliografía.
Félix A. Gutiérrez Múzquiz, (2012), Instituto de Educación Secundaria "ELAIOS".
WPS Office, (2019), Zhuhai Kingsoft office Software Co.
Microsoft Excel (2019), Microsoft.
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