Hoja de cálculo fórmulas

Las fórmulas y las funciones son las herramientas más poderosas de las hojas de cálculo, una función, no es más que una fórmula prediseñada que la hoja de cálculo pone a nuestra disposición para facilitar nuestro trabajo.
Las fórmulas son el mecanismo mediante el cuál podemos indicarle a la hoja de cálculo como obtener los resultados que son de nuestro interés, para automatizar nuestras tareas de cálculo de valores o búsqueda de los mismos.
El pode
Una fórmula se escribe siempre poniendo como primer elemento de contenido de la celda el signo de =, y posteriormente las constantes (números), los nombres de celdas, los símbolos matemáticos (+,-,*,/,^, etc.) o en su caso las funciones a utilizar.
En una hoja de cálculo podemos hacer desde sencillos cálculos como las sumas, restas, promedios, multiplicaciones y divisiones, hasta la implementación de cálculos complejos en una fórmula creada o bien haciendo uso de funciones prediseñadas con funciones muy específicas de ingeniería, contabilidad, matemáticas, etc.
Para poder sacar provecho de las funcionalidades ofrecidas por una hoja de cálculo, lo primero que debemos hacer es comprender cómo funcionan las celdas, las fórmulas y las funciones. Sin esta comprensión será bastante difícil que podamos sacar provecho de las hojas de cálculo.
En una hoja de cálculo se dispone de una serie de celdas formadas por la intersección de una columna y una fila, en la cual podemos almacenar cualquier tipo de dato válido (texto, número, fecha, hora, fórmula, función, referencia a celda/hoja/libro).
Las celdas se denomina en base a la columna y la fila, es decir primero se pone la letra correspondiente a la columna y después el número de la fila.

Elementos de trabajo en una hoja de cálculo: Columna, Fila, Celda 

Si bien el nombre de la celda se compone de dos elementos que se nombran como uno solo, no hay que olvidar que una parte es la columna y otra la fila, y que se pueden manejar de forma separada si es necesario, existen el las aplicaciones de hoja de cálculo ciertos caracteres que nos permiten al colocarlos antes del nombre de la fila o la columna influir en la forma en que se copian las fórmulas a otras ubicaciones; por omisión, cuando copiamos una fórmula y la pegamos en otra celda, la fórmula toma como componentes de si misma a las celdas que se ubican en la posición relativa de la nueva ubicación de las celdas que originalmente formaban parte de la fórmula origen.

Ejemplo del resultado de copiar una fórmula de una ubicación a otra.

Si la fórmula se copia hacia arriba o abajo las celdas implicadas en los cálculos se cambiarán respecto a su fila, si las celdas se copian hacia la derecha o la izquierda las celdas implicadas en los cálculos se cambiarán respecto a su columna.
Es importante tener esto en mente cuando el cálculo implica un rango de celdas inicial y final, como en el caso de las sumatorias o los conteos de valores y las búsquedas de información, ya que conforme copiemos las fórmulas, las celdas implicadas en los cálculos se ven afectadas y nuestros cálculos podrían ser incorrectos.
Es algo común que cuando empezamos a realizar ejercicios en Excel y nos enseñan a copiar las formulas ya sea con los atajos de teclado CTRL+C en la celda a copiar y CTRL+V en la celda destino, o bien poniendo el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula a copiar, haciendo clic sin soltarlo y arrastrándolo tantas celdas como deseemos tener copias de la fórmula, la fórmula se replicará hacia abajo actualizando las celdas implicadas en el cálculo en la forma antes mencionada, si el cálculo de la fórmula es sobre celdas ubicadas en la misma fila o columnas por lo general el cálculo será correcto.

Paso 1 (Copia de fórmulas en la misma columna) Escribir la fórmula en la primer celda, para este ejemplo la fórmula será la suma de la fila 1 en las columnas A y B en la columna C.

Paso 2 (Copia de fórmulas en la misma columna) Copiarla a las celdas ubicadas en las filas inferiores es decir copiaremos la fórmula de C1 (=A1+B1) en C2, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9 es decir el rango C2:C9.

Resultado (Copia de fórmulas en la misma columna) Se tendrá la misma fórmula en todas las celdas de la columna que hayamos incluido en la acción de copiado, debe notarse que las celdas implicadas en la fórmula corresponden a la celdas ubicadas en las posiciones relativas a las de las implicadas en la fórmula original.

Paso 1 (copias de fórmulas en la misma fila) Se escribe la fórmula en la primer columna y posteriormente se copia a las columnas adyacentes necesarias

Paso 2 (Copia de fórmulas en la misma fila) El resultado es que la fórmula ubicada en A3 se copia a las celdas B3, C3, D3, E3 es decir el rango B3:E3. 

Resultado (Copia de fórmulas en la misma columna) Se tiene la misma fórmula en todas las celdas de la fila 3, debe notarse que las celdas implicadas en la fórmula corresponden a la celdas ubicadas en las posiciones relativas a las de las implicadas en la fórmula original.

Como vemos aquí el copiar la fórmula simplifica el trabajo con la hoja de cálculo, si nuestras fórmulas tienen este formato, el copiar las celdas entre filas y columnas nos será de gran utilidad para facilitar nuestras tareas, pero si las fórmulas no tienen este formato o requieren hacer uso de los mismos rangos independientemente de adonde se desea copiar la fórmula, entonces deberemos emplear el carácter especial del signo de moneda (dólar) $ para evitar que el nombre de la fila o la columna cambie, podemos elegir entre anclar solo la fila, solo la columna o anclar ambos al momento de escribir la primer fórmula, y cuando hagamos la copia eso nos permitirá evitar que nuestros cálculos se vean alterados al momento de realizar el copiado de la fórmula.

Paso 1 (copiado de fórmulas que no tienen las celdas en la misma fila o columna) podemos ver que al copiar la fórmula hacia abajo en la misma columna a partir de la segunda fila el resultado es incorrecto (cero).

Paso 2 (copiado de fórmulas que no tienen las celdas en la misma fila o columna) Al analizar la fórmula el error queda descubierto, las celdas H2, H3, H4, y H5 están vacías, dado que la celda que contiene el valor a usar es la H1, podría solucionarse escribiendo el mismo valor en cada una de las celdas vacías, pero eso sería incorrecto e implicaría escribir información innecesaria y más celdas que actualizar si el valor cambiara de 15% a otra cantidad, en vez de una sola celda habríamos de actualizar 5.

Paso 3 (copiado de fórmulas que no tienen las celdas en la misma fila o columna) Usando los caracteres de $ antes de el nombre de la columna y la fila al escribir la primer fórmula, solucionamos el problema y podemos copiar la fórmula sin preocuparnos de que exista error en los cálculos.

Resultado (copiado de fórmulas que no tienen las celdas en la misma fila o columna) El resultado de realizar la copia usando los símbolos $ son 5 fórmulas en las cuales la celda H1 es referida siempre y nuestros cálculos son correctos.

Detalle de las fórmulas correctamente escritas, debemos notar que la celda H1 no cambia al copiarse la fórmula dado que se ha indicado a  la hoja de cálculo que no debe de modificarse mediante el empleo de los símbolos de $ antes del nombre de la fila y la columna.

Esto funciona para filas y columnas, en el ejemplo presentado se requería que la celda elegida para almacenar el valor dado al IVA fuese referida siempre, pero existen ocasiones en las que al copiar la fórmula, queremos asegurarnos de que no cambie, solo la columna, o solo la fila, en esos casos se usará sólo un símbolo de $.
Se considera una fórmula, a todo aquello, que le indica a la hoja de cálculo realizar una operación sobre los datos contenidos en las celdas, las fórmulas son la forma más básica de emplear una hoja de cálculo, sin embargo son muy poderosas herramientas en las manos de personas que han comprendido la funcionalidad de las hojas de cálculo, las funciones tienen como objetivo evitar que perdamos nuestro valioso tiempo escribiendo fórmulas que son comúnmente utilizadas, o bien, evitar que cometamos errores en la escritura de fórmulas que son ampliamente conocidas.
Los detalles de la implementación de las fórmulas y su uso los podemos consultar en la ayuda en línea disponible para la aplicación de hoja de cálculo.

Funciones.

Las funciones son fórmulas prediseñadas que nos proporcionan las hojas de cálculo, para utilizar las funciones los primero que debemos saber de ellas es que cada una posee una sintaxis especial, que nos permitirá proporcionarle los datos con los cuales ha de trabajar, a estos datos se les denomina parámetros y pueden ser constantes como números o textos, variables como nombres de celdas o rangos de celdas, o incluso condiciones lógicas.

Los parámetros de tipo constante son valores como: 1, 10, -1, "Sí", "Ninguno".

Los parámetros de tipo variable son nombres de celdas como: A1, Z12, A1:A18.

Los parámetros de tipo condición lógica son expresiones como: A1<B1, A2>20, B4="Aprobado".

El uso de parámetros de tipo constante debe ser evitado siempre que sea posible, ya que usar constantes resta flexibilidad a las fórmulas que desarrollamos.

El uso de variables es altamente aconsejado ya sea en forma de referencias directas o bien referencia a rangos de fechas.

Los parámetros tipo condición no son opcionales para las fórmulas que así lo requieran y es importante que sepamos emplearlos con propiedad, lo primero que debemos comprender es como trabajan estas condiciones lógicas respecto al dato especificado:

> Mayor que - todos los valores mayores al indicado pero no él indicado.

< Menor que - todos los valores menores al indicado pero no él indicado.

>= Mayor o igual que - el valor indicado y todos los valores mayores a él.

<= Menor o igual que - el valor indicado y todos los valores menores a él.

<> Diferente - todos los valores excepto él indicado.

= Igual - solo él valor indicado.

Las funciones suelen en Excel tienen por regla general la siguiente sintaxis:

=NOMBREFUNCION(argumento1, argumento2, ... , argumentoN)

Donde cada argumento corresponde a un valor que le indica a la función los datos debe considerar, existen funciones que no requieren argumentos, funciones que solo aceptan un tipo de argumentos, funciones que requieren varios argumentos de distinto tipo.

Es importante que se revise la ayuda sobre la función que se va a emplear antes de utilizarla, ya que dependiendo del contexto existirán pequeñas variaciones en la forma en que manejan los datos. 

La caja de diálogo insertar función nos ofrece una pequeña guía las funciones disponibles y nos permite buscar por nombre de función o por tipo. En la parte inferior podemos leer una breve descripción de la sintaxis de la misma y su uso.

Para acceder a la caja de diálogo de funciones basta con hacer clic en el botón fx ubicado en la barra de fórmulas.

El botón insertar función nos permite tener acceso a la caja de diálogo correspondiente.

Otra forma de acceder a las funciones, es mediante la cinta de opciones denominada FÓRMULAS, en la cual podremos encontrar las diferentes categorías de fórmulas de acuerdo a su ámbito de aplicación aconsejado.

Pestaña de fórmulas, donde podemos observar las diferentes categorías de fórmulas disponibles en la aplicación, es importante notar que una misma función podría estar incluida en dos o más clasificaciones.

Se hace notar que las hojas de cálculo son una herramienta ofimática, muy empleada por las PyMES, pero también son un importante auxiliar para las grandes empresas, las cuales suelen tener sistemas de informacióin que generan archivos de salida en formatos de hoja de cálculo, o bien aceptan entrada de datos por lotes mediante hojas de cálculo preformateadas, con la finalidad de facilitar el uso por parte de sus usuarios.

Funciones más comunes

Entre las funciones más comunes que emplean los usuarios están: SUMA, MAX, MIN, PROMEDIO, SI, CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO, CONTAR.SI, SUMAR.SI, dependiendo de la versión de hoja de cálculo que usemos los nombres de las funciones podrían estar en otro idioma o bien, variar sutilmente, sin embargo, el resultado y la funcionalidad de las suele tener pocas variaciones.

Para separar sus argumentos las funciones pueden usar el símbolo de coma(,), o bien el símbolo de punto y coma (;), esto dependerá del carácter separador de decimales que esté definido en el sistema por la configuración del idioma, si el separador de decimales es la coma, el separador de argumentos será punto y coma, en caso de que el separador de decimales sea el punto, el separador de argumentos será la coma.

Hoja de cálculo una breve descripción de sus funcionalidades básicas.

Interfaz y conceptos básicos

Una hoja de cálculo nos permite realizar operaciones complejas con todo tipo de datos, sean estos textos o números, mediante el uso de espacios de almacenamiento denominados "Celdas", las cuales están organizadas en filas y columnas a modo de una malla, en la cuales las columnas se nombran alfabéticamente, mientras que las filas se nombran numéricamente, y cada celda (formada por la intersección de una fila y una columna) se nombra por la unión del nombre de la columna más el nombre de la fila.

Elementos de una hoja de cálculo.
Fuente: elaboración propia.

De este modo, podemos hacer referencia a los datos almacenados en una celda utilizando el nombre de la misma, en la imagen siguiente podemos ver el uso de los nombres de las celdas para crear una fórmula que calcula el resultado de la suma de dos números contenidos en celdas.

Operación de cálculo (suma) escrita haciendo uso del nombre de las celdas
Fuente: Elaboración propia

El uso de los nombres de celda en vez de las cantidades nos permite que al actualizar un valor en una celda de datos automáticamente las celdas donde este valor se ha referido por nombre de celda sean actualizadas.

La celda C1 contiene en realidad una fórmula (la suma de A1 y B1)
Fuente: Elaboración propia.

Lo que se visualiza en la celda después de escribir una fórmula es simplemente el valor resultante de la operación, si entramos en el modo de edición de la celda, o visualizamos la barra de fórmulas estando seleccionada la celda que contiene la fórmula, podremos ver cómo está conformada la fórmula misma y no el resultado.

La barra de fórmulas no indica en todo momento el contenido real de la celda, independientemente del formato de visualización de la misma.

Es importante al hacer uso de una hoja de cálculo conocer la interfaz, ya que esto nos permitirá simplificar el trabajo, por lo general todas las herramientas ofimáticas son de uso intuitivo, y no requieren prácticamente de la lectura de ningún manual, salvo para las operaciones poco comunes o cálculos complejos.

El contenido de la celda es el número 7

El contenido de la celda es el número 2, se visualiza con formato numérico (un símbolo de moneda un separador decimal y dos lugares para la moneda fraccionaria).
Fuente: Elaboración propia. 

El contenido de la celda es una fórmula cuyo resultado es 14, pero que se visualiza en formato numérico.
Fuente: Elaboración propia.

Es importante saber diferenciar entre el contenido de la celda (texto, número) y su formato de visualización (formato de texto y formato de celda). Ello nos permitirá evitarnos problemas al manipular los datos, un número que tiene formato de texto no permitirá realizar ningún calculo numérico con él, por tanto una fórmula que considere una celda cuyo contenido es texto, simplemente será ignorada, no existirá mensaje de error, pero los datos calculados serán erróneos.

Al hacer clic en una celda en la interfaz de la aplicación de hoja de cálculo suelen darse indicaciones visuales de los formatos que posee la celda, en la siguiente imagen podemos visualizar los formatos de la celda seleccionada.

Los formatos que posee la celda suelen señalarse en la aplicación mediante el cambio de tono de los botones asociados con dicho formato.
Fuente: elaboración propia.

Dependiendo de la aplicación de hoja de calculo que decidamos utilizar la interfaz suele variar un poco, pero por lo general todas las funciones están accesibles a través de menús o bien cintas de opciones que agrupan los botones por función.

Opciones comunes de la cinta diseño de página (WPS Office).

Opciones comunes de la cinta inicio (WPS Office).

Opciones comunes de la cinta Insertar (WPS Office).

Como podemos ver en la imágenes anteriores, las opciones ofrecidas por cada una de las cintas están relacionadas, con la finalidad de facilitar las tareas al usuario.

Escritura de fórmulas y uso de funciones.

Como se mencionó anteriormente, las hojas de cálculo de basan en el uso de celdas que se forman por la intersección de filas y columnas, y estas celdas pueden contener diversos tipos de contenido como son: textos, números, fechas, fórmulas y funciones.

Las celdas de una hoja de cálculo son contenedores de información, que están pensados para almacenar resultados de forma implícita. Esto es dificil imaginarlo si el contenido de nuestra celda es un simple texto o un número, cobra significado cuando el contenido de la celda es una fórmula o una función, en matemáticas las fórmulas están compuestas por dos partes la variable que se va a calcular y la fórmula con la que se determina su valor, por ejemplo: C = A + B, 2 + 3 = 5, X = 1 / 2, V = 3.1416 * r^2, 2x+y=0; esa más común en la que se nos presentan las expresiones matemáticas, podemos notar que en alguno de los lados del signo = suele haber solo un elemento, que es el que se va a calcular o igualar para resolver la ecuación, las celdas de una hoja de cálculo cumplen esa función, ser los contenedores del valor que se calcula con la fórmula escrita en ella, las variables y las literales pueden ser sustituidas por las celdas que contienen los valores o bien podemos optar por escribir directamente los valores en la fórmula, sea cual sea la estrategia que decidamos usar, el resultado quedará almacenado en la celda.

Ecuaciones matemáticas comunes.
Fuente: Nittra Tomkham

Las fórmulas en una hoja de cálculo se escriben de manera lineal, no hay forma de poner un número sobre otro, por tanto tenemos que aprender a convertir las ecuaciones como las de la imagen en su equivalente plano, para ellos hacemos uso de las reglas de precedencia y de los paréntesis para establecer el orden de ejecución de las operaciones.

Tomando como ejemplo las fórmulas presentes en la imagen anterior al escribirlas en una celda de la hoja de cálculo lo primero que deberemos hacer es introducir el signo "=" y posteriormente escribir la fórmula en formato lineal, mismas que quedarían como sigue:

a) =6/7*((9/4)+(3/8))

b) =(8+(2/5))/(6-(9/4))

c) =(7/9)/(4/3)+(8/12)*(2/5)

d) =8/12+((2/5)/(6/7))

e) =5/6+(7/9)*(4/3)-1/2

f) =5/6+7/9*(4/3-1/2)

En un principio puede que nos parezcan difíciles de leer las operaciones que hay que realizar, pero si conocemos la jerarquía de los operadores matemáticos que nos proporciona la hoja de cálculo leer las operaciones a ejecutar es cosa sencilla.

Jerarquía de los operadores matemáticos.
Fuente: La investigación perfecta

Las operaciones con la misma precedencia se ejecutan de izquierda a derecha. Sabiendo estos principios podremos diseñar todas las fórmulas que necesitemos de forma fácil.

Los operadores matemáticos generalmente se definen como sigue: Adición (+), Sustracción (-), Multiplicación (*), División (/), Potencia (^), y finalmente los paréntesis ( ). Debemos cuidar que por cada paréntesis de apertura exista un paréntesis de cierre en el lugar correcto.

Ejemplos de equivalencia de escritura de fórmulas en formato de hoja de cálculo, es importante resaltar el uso de los paréntesis para establecer precedencia de operaciones.
Fuente: elaboración propia.

Es aconsejable que nos acostumbremos a usar el nombre de la celda en las fórmulas en lugar del valor que las mismas puedan contener, lo anterior con la finalidad de que si debemos actualizar un valor en las mismas, bastará con actualizar el valor de una única celda y los cambios se aplicarán de forma automática a todas aquellas fórmulas referencian mediante el nombre de la celda a aquel valor que hayamos cambiado. De no hacerlo así, deberemos revisar todas nuestras fórmulas de forma manual con cada cambio de valor que hagamos.

Edición de celdas.

Una vez que hemos ingresado cualquier clase de contenido a una celda y lo confirmamos (nos cambiamos a otra celda), si nos volvemos a colocar sobre la misma y deseamos continuar escribiendo, el comportamiento normal de la celda será borrar el contenido actual y sustituirlo por lo que se escriba, esto resulta a veces frustrante cuando lo que deseamos es simplemente modificar o anexar algo a lo ya escrito o bien modificar la fórmula.

Para editar una celda vacía basta con seleccionarla y comenzar a escribir, si la celda no está vacía, lo que debe hacerse para no perder el contenido de la celda es presionar la tecla F2 o bien dar doble clic sobre la celda.

Referencia de celda.

Cada elemento de la tabla bidimensional que conforma la hoja de cálculo se denomina celda, y cada celda se constituye un espacio de almacenamiento individual, que sigue la nomenclatura COLUMNA|FILA, por ejemplo, G7 indica que la celda que estamos buscando esta ubicada en la columna G y en la fila 7. 

Es posible referirse a conjuntos adyacentes de celdas siempre y cuando todas las celdas referidas se encuentren adyacentes en filas y/o columnas haciendo uso de el signo ":", la celda referida a la izquierda es la celda inicial y la que se señala a la derecha la celda final, en algunos casos es posible trabajar con diferentes rangos de celdas para usarlas con algunas funciones, haciendo muy fácil el tratamiento de grandes cantidades de datos. Ejemplos:

B1:B10 indica la selección de celdas que comienza en la B1 e incluye a la B2, B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9, para finalmente terminar en la B10.

C1:D5 por tanto significa que el rango incluye las celdas C1, C2, C3, C4, C5, D1, D2, D3, D4, D5; es decir 10 celdas con solo mencionar a la inicial y la final.

A10:D10 incluye a las celdas A10, B10, C10, D10; cuatro celdas con solo mencionar dos.

Cuando escribimos una fórmula y la copiamos por lo general las celdas referidas en la misma se cambian por las equivalentes a la posición de la celda destino de la copia de la fórmula, en muchas ocasiones eso es precisamente lo que deseamos que suceda, pero, en otras ocasiones requerimos que alguna de las celdas referidas no se cambie, ya sea por la columna, por la fila o porque el valor que necesitamos se ubica solo en una celda de toda la hoja, para evitar que al copiar una fórmula se cambien automáticamente las celdas referidas utilizamos el signo de $ antes del nombre de la fila o la columna que deseamos que permanezca fija (anclado).

En la fórmula =SUMA(A1*D1) ubicada en la celda A1, al copiar la fórmula hacia las celdas ubicadas hacia abajo de la celda A1 es decir A2, A3, A4, ... An, la fórmula cambiará  a =SUMA(A2*D2), =SUMA(A3*D3), =SUMA(A4*D4), ... =SUMA(An*Dn) ya que todas las celdas referidas se actualizaran a la nueva posición de la fórmula. Al copiar la fórmula hacia las celdas ubicadas a la derecha de la celda A1 es decir B1, C1, D1, E1 ... x1, la fórmula cambiará a =SUMA(B1*E1), =SUMA(C1*F1), =SUMA(D1*G1), ... =SUMA(x1*y1) ya que todas las celdas referidas se actualizaran a la nueva posición de la fórmula.

Supongamos ahora que para el primer caso de copia queremos que todas las celdas multiplique por D1 independientemente de la fila en la que se copie la fórmula entonces deberemos anteponer un símbolo de $ antes del nombre de la fila y/o la columna que no deseamos que se actualice, si se pone en ambos, entonces se copie adonde se copie la fórmula siempre D1 permanecerá sin cambios, hay que tener cuidado que la fórmula no se copie a la celda a la que hace referencia ya que en dado caso la fórmula reportará un error.

para el caso de copia hacia abajo hasta la celda de la fórmula con la fila y columna anclada las fórmulas copiadas quedarían como sigue: =SUMA(A2*$D$1), =SUMA(A3*$D$1), =SUMA(A4*$D$1), y si copiamos hacia la derecha hasta C1 la fórmula quedará como sigue: =SUMA(B1*$D$1), =SUMA(C1*$D$1); observemos que la celda anclada con los signos $ no cambia, será una buena e ilustrativa práctica para quien esta familiarizándose con el uso de las anclas "$", probar que sucede cuando se copia una fórmula que solo tiene anclada la fila o la columna de una celda. Recordemos que la mejor forma de aprender es haciendo, es por ello que dejaré al lector hacer su propia fórmula de prueba y verificar por si mismo en la práctica los resultados.

Formatos de número.

El formato de número se refiere a la manera en que la hoja de cálculo tratará la visualización de las cantidades numéricas presentes en la celda, existen varios tipos de formatos numéricos y cada uno tiene un propósito particular.

El formato de NÚMERO permite establecer el número de posiciones decimales que mostrarán las cantidades escritas, por omisión es de 2 decimales, pero puede ajustarse para que sean más o menos.

El formato MONEDA permite establecer antes del número mostrado el signo de la moneda seleccionado y únicamente dos decimales, que es el formato en el que se muestran las monedas.

El formato de PORCENTAJE multiplica el número por 100 y añade el símbolo de %, en la idea de que se esta hablando proporciones de 1/100. Así 5% es equivalente a 5 partes de 100 o 0.05.

El formato CIENTÍFICO presenta los valores en notación exponencial, es ideal para cuando el cálculo arrojará números muy grandes o muy pequeños.

El formato PERSONALIZADO permite definir opciones que normalmente no se utilizan, como la existencia de ceros a la izquierda del número en N posiciones. Así 123 en formato personalizado de "00000" se convertirá en 00123.

El formato FRACCIÓN presenta números mixtos es decir entero más fracción con el grado de aproximación que definamos.

El formato de CONTABILIDAD agrega el signo de la moneda especificada con dos decimales pero alineándolo a la izquierda de la celda.

Para aplicar estos formatos debemos primero seleccionar la celda o rango de celdas en las cuales deseamos tener el formato y después asignarlo. Cuando la celda con contenido numérico no se la ha definido ningún formato por lo general al realizar cálculos mediante fórmulas o funciones la cantidad de decimales presentados es ilimitada pudiendo llegar a usarse notación científica para presentar datos muy grandes.

Efecto de aplica los formatos de número a un mismo valor, todas las celdas contienen 123.123 como valor, la diferencia radica en como la hoja de cálculo lo presenta al lector del documento.
Fuente: Elaboración propia.

Formatos de texto.

Otro tipo de formato que es muy importante saber reconocer, es el conocido formato de texto, es decir, la apariencia visual de las fuentes usadas para presentar la información, estos formatos son los mismos que suelen usarse en los procesadores de texto así que explicarlos en detalle no será necesario, basta con decir que pueden aplicarse sobre los formatos de número y hay que tener cuidado de que no causen confusión con algunas opciones de los formatos de número como el dar color negro o azul las cantidades positivas y color rojo a las negativas. Lo ideal es abstenerse de cambiar opciones de formato de texto a las celdas que contienen números con formato numérico, más allá del simple cambio de fuente y tamaño de la misma. 

Estos son las opciones más comunes de formato de texto que se encuentran disponibles en una hoja de cálculo, hay que tener cuidado al aplicarlas para no afectar las opciones de algunos formatos de número.
Fuente: Elaboración propia.

Alineación de las celdas.

La alineación de la celda nos permite definir la colocación de los texto en el espacio de la celda existen 12 posibles opciones que se logran combinando las diferentes opciones horizontal y vertical de alineación y la opción de justificar texto que permite que el excedente del texto fluya hacia abajo de la celda en vez de cortarse debajo del texto de la celda adyacente o sobre escribir una celda vacía adyacente.

Las opciones de alineación del texto dentro de la celda, igualmente debe cuidarse que este formato no cause problemas con el formato numérico aplicado al contenido de la celda.
Fuente: elaboración propia.

Combinar celdas y ajustar texto.

Si bien es cierto que la hoja de cálculo se hizo con la finalidad de manejar número más que de elaborar documentos, es muy común que se imprima directamente de la hoja de cálculo la información en vez de pasarla a un procesador de texto en un informe elaborado, salvo en los casos de informes ejecutivos, la parte operativa rara vez desea perder el tiempo elaborando documentos, si puede ahorrárselo formateando para imprimir la información presente en la hoja de cálculo.

Las funcionalidades de COMBINAR permiten que varias celdas adyacentes pasen a formar una macro celda que puede servirnos como encabezado de la página o bien para acomodar textos largos que no se pueden acomodar bien en una celda individual sin afectar el formato de todo el documento, al combinar celdas adyacentes.

Diferentes opciones de combinación de celdas adyacentes.
Fuente: elaboración propia.

La función de ajustar texto puede parecer similar a la de justificar, pero a diferencia de esta última ajustar texto solo permite que el texto fluya hacia abajo de la celda sin cambiar el formato de alineación de la misma, Justificar por el contrario hace que el texto se distribuya uniformemente en la celda.

Diferencia sutil entre ajustar el texto y justificar, el usuario de la hoja de cálculo decidirá cual se ajusta mejor a sus necesidades.

Borde, trama y sombreado.

Las celdas cuentan con muchas opciones de formato ademas de los de número, texto y celda, se cuenta con las opciones de bordes de la celda que permiten poner líneas a las orillas de cada celda, y entre cruzar el interior de las mismas de arriba abajo o de abajo arriba con diferentes estilos de línea y color de las mismas.

Ejemplo de bordes en todos los sentidos permitidos pero sin cambiar el color, el lector podrá hacer sus propios dicelos a su gusto en colores como práctica para adquirir habilidad en el manejo de la hoja de cálculo.
Fuente: elaboración propia.

La caja de dialogo de borde de celda da gran control sobre la apariencia de los bordes de la celda es posible jugar con el grueso, la continuidad y el color de las líneas que formaran los bordes de la celda.

Para aplicar un formato de borde es necesario que primero seleccione la celda o celdas sobre las que desea aplicar el borde.

Las tramas y el sombreado son opciones que permiten dar a la celda seleccionada un estilo que la destaque sobre las celdas a su alrededor, por lo general si el documento se va a imprimir el consejo es que se usen tramas para impresiones que serán en escala de grises o monocromático y se utilicen colores de sombreado para las impresiones destinadas a color. Aunque esto no es obligatorio, las tramas son más distinguibles en un solo tono, ya que una mala combinación de sombreado puede resultar ilegible al momento de tener que imprimir en monocromo o escala de grises.

Caja de dialogo para establecer las tramas y los sombreados de las celdas, actualmente con la disponibilidad de la impresión a color se da mayor importancia a los sombreados que a las tramas, pero estas últimas son ideales para la impresión en monocromático.
Fuente: elaboración propia.

Ejemplos del uso de sombreados y tramas, el lector puede apreciar las ventajas y desventajas de cada opción.
Fuente: elaboración propia.

Diseño de la página.

La elaboración de hojas de cálculo es de gran utilidad para simplificar las tareas de cálculo y control, sin embargo, siempre será necesario presentar informes de trabajo en algún momento de nuestra actividad laboral cotidiana, aún no llega el día en que todo se maneje en formato electrónico, siempre hay alguien pidiendo información impresa, para esta tarea la hoja de cálculo cuenta con múltiples opciones para facilitar la impresión de los datos, pudiendo definir caldas que deberán imprimirse repetidamente como encabezados en cada hoja presentada, definir encabezados y pies de página que contengan la información de la empresa o nuestra, fecha, hora, nombre de la hoja de cálculo, el libro y su ubicación en el equipo, o simplemente algo que deseemos poner en todas las hojas.

En el ejemplo se ha puesto las palabras derecha, centro e izquierda a las secciones correspondientes del encabezado y pie de página, aquí en este menú se pueden definir todas las opciones de impresión como ajustar el contenido a una sola hoja, a varias hojas en horizontal o en vertical.
Fuente: elaboración propia.

Así mismo, como es lógico, no siempre queremos imprimir toda la información sino solo partes de la misma, para ello podemos definir áreas de impresión, en cada ocasión que deseemos imprimir.

Todo esto adicional a lo acostumbrado de definir margenes, tamaño de página, orientación, color de la página, imagen de fondo, marcas de agua y demás opciones disponibles, para ellos hacemos uso de las opciones de  la barra de diseño de página.

Cinta de opciones de diseño de página.
Fuente: elaboración propia.

Conclusión.

Estas son las opciones básicas de las hojas de cálculo, comprendiéndolas estamos listos para  para iniciar en la elaboración de nuestras primeras hojas de cálculo elaborando fórmulas sencillas, el siguiente paso es comprender como hacer uso de las funciones y finalmente aprender a elaborar gráficos a partir de nuestros datos, o a partir de tablas dinámicas elaboradas con base en nuestros datos. Las hojas de cálculo pueden parecer muy difíciles de aprender debido a su diseño de interfaz y al hecho de que se trata principalmente de elaborar cálculos matemáticos, sin embargo, con el paso del tiempo una vez que la convertimos en una aplicación de uso cotidiano nos daremos cuenta de que si bien es una poderosa herramienta, también es sencilla, si comprendemos el entorno, no se trata de memorizar todas las funciones disponibles, sino de comprenderlas, una vez que se tiene esta comprensión del entorno, resulta sencillo ir profundizando en el uso avanzado de funciones y opciones de formato para automatizar partes de nuestro trabajo cotidiano.

Bibliografía.

Félix A. Gutiérrez Múzquiz, (2012), Instituto de Educación Secundaria "ELAIOS".

WPS Office, (2019), Zhuhai Kingsoft office Software Co.

Microsoft Excel (2019), Microsoft.

Ofimática

De acuerdo con la Facultad de Derecho de la Universidad de Murcia la ofimática se entiende como todo lo relacionado con la organización de flujos de trabajo en oficinas, despachos, y demás instalaciones administrativas de las empresas, y el respectivo apoyo a estos procesos mediante el empleo de software y hardware.

La ofimática consiste en hacer uso de herramientas informáticas para automatizar la labor administrativa.

Cabe destacar que en el caso de la ofimática la automatización planteada dista mucho de tener el enfoque de la automatización de las fábricas, ya que en estas últimas la automatización consiste en la sustitución de los trabajadores humanos para emplear autómatas programados, que resultan más eficientes, en el caso de las oficinas las personas siguen siendo la parte central del trabajo, y la automatización se refiere únicamente a la facilitación del trabajo y la coordinación del mismo por parte de una infraestructura informática.

Una de las herramientas ofimáticas más comunes son los procesadores de texto.

La ofimática no se trata de usar de forma individual la computadora, sino de reinventar los procesos y sus etapas para que todos los miembros de una organización compartan actividades y agilicen procesos.  Si bien, es obvió que cada empresa constituye un caso particular y quizá irrepetible, el objetivo de la implementación de la ofimática es la estandarización de las herramientas empleadas para el trabajo de oficina en una empresa particular, y no busca la estandarización de los contenidos de las mismas, los cuales pueden seguir teniendo toda la riqueza necesaria que se necesite.

La ofimática es un buen ejemplo de como las Tecnologías de Información impactan en el trabajo cotidiano de las personas, en entornos donde las actividades y los contenidos manejados son tan diversos como el tratamiento de los documentos o las conversaciones telefónicas, en un entorno así es necesario combinar tecnologías, haciendo a un lado soluciones aisladas, ya que el objetivo principal es facilitar las labores del individuo para el logro de la tarea a realizar.

Uno de los aspectos predominantes en las oficinas es el carácter indefinido y la falta de estructuración de los procesos y actividades cotidianos, suelen existir infinidad de formas de completar las mismas tareas, y los flujos de los documentos suelen variar de un momento a otro con el cambio de circunstancias no previsibles, esto hace difícil que se implementen mecanismos estrictos para realizar absolutamente todas las actividades de oficina, el software de ofimática, al contrario de los sistemas de información y las bases de datos, que requieren uniformidad, esta hecho para ser lo más genérico y adaptable posible.

Entre las herramientas ofimáticas más comunes podemos mencionar las siguientes:

1. Procesadores de textos: software que se especializa en la elaboración de documentos de texto en formatos libres, proporcionando a la vez una amplia variedad de opciones de formateo de textos e inclusión de imágenes y demás ornamentos visuales a los mismos.
2. Hoja de cálculo: software que permite realizar cálculos numéricos y operaciones de almacenamiento de información en una malla de datos a la cual se le puede dar formato para su presentación visual, pero principalmente su poder radica en el hecho de que permite automatizar cálculos numéricos mediante el uso de fórmulas y funciones, así como realizar operaciones de búsqueda con los textos almacenados en la malla de datos.
3. Presentaciones: software diseñado especialmente para presentar ideas de forma visual, suele permitir elaborar presentaciones con audios, vídeos y animaciones, además obviamente de los textos.
4. Notas: osftware que permite almacenar de forma fácil notas de texto o recados y opcionalmente programar recordatorios automáticos de los mismos mediante notificaciones en pantalla, alarmas o mensajes.
5. Calendario: software que cumple la doble función de indicar al usuario la fecha en la que se encuentra y organizar su día a día con la creación de eventos a modo de una agenda electrónica, con la capacidad de enviar mensajes, activar alarmas y notificar periódicamente cuando una fecha se aproxima.
6. Correo electrónico y mensajería instantánea: software que permite el intercambio de correspondencia entre el personal sin necesidad de trasladarse fuera de la oficina o incurrir en gastos de papelería, este software permite mantener una comunicación entre los departamentos y la capacidad de adjuntar documentos, audios y videos hace posible que la información fluya con facilidad en la organización y hacía nuestros clientes.

Como  podemos observar, el software de ofimática cumple la función de las herramientas tradicionales que se han usado siempre en las oficinas, el procesador de textos sustituye a los apuntes a mano y las máquinas de escribir, la hoja de cálculo a los libros de contabilidad y de inventarios, las presentaciones apoyan a la presentación de ideas e informes de forma llamativa y profesional, las notas sustituyen a los recados y anotaciones adhesivas, y el calendario cumple la función de las agendas personales.

Las hojas de cálculo son herramientas sumamente versátiles en las cuales además de cálculos numéricos pueden elaborarse otra clase de documentos complejos.
Fuente: Elaboración propia.

Todo el software de ofimática es genérico y no obliga al usuario a respetar obligatoriamente una serie de pasos o a establecer un método riguroso de tratamiento de la información, así un usuario de software de ofimática está en total libertad de crear un documento por cada oficio o memorándum que redacta, o bien, tener todos los oficios o memorandos en un solo documento, así como también, goza de la libertad de almacenar los archivos en la ubicación que desee y nombrarlos como le plazca, sin que el software deje de funcionar por ello.

El software de ofimática provee de ciertas funcionalidades que bien utilizadas pueden ayudar a automatizar la búsqueda y el almacenamiento de la información pero queda en el usuario la decisión de hacer uso o no de estas funcionalidades, sin que el optar por no hacerlo signifique que el software deje de funcionar, situación que en el caso de sistemas de información y bases de datos podría bien paralizar la operación de la empresa en caso de no poder proporcionar un dato.

 

El software de presentaciones se ha convertido en la herramienta preferida para presentar informes ejecutivos, ya sea en vivo o a distancia aprovechando los recursos multimedia.

El poder de la ofimática radica en que para hacer uso de ella no se requiere cumplir requisitos onerosos o prohibitivos, así como tampoco, de una gran capacitación, ya que suele ser software intuitivo, que funciona en casí cualquier plataforma de software y equipo de cómputo. Pero en ese mismo poder radica su debilidad, ya que no es adecuado para tareas intensivas o para el análisis de grandes volúmenes de información, para ello se requiere del uso de software especializado como los sistemas de información y las bases de datos, el papel de la ofimática es simplemente el de facilitar el día a día del personal administrativo y reducir los tiempos que emplean en el trabajo rutinario de la gestión administrativa.

Por lo general el software de ofimática se distribuye comercialmente a través de varios fabricantes de software especializados en lo que coloquialmente se denomina suite de oficina, la suite de oficina más común es la de Microsoft conocida como Office, pero también existen muchas otras como Google G Suite, Apache OpenOffice, WPS Office, The document foundation LibreOffice, SoftMaker FreeOffice, por mecionar algunas; por lo general suelen contener al menos un editor de textos, una hoja de cálculo, un software de presentaciones, y algunos adicionalmente incluyen herramienta de dibujo, editor fórmulas matemáticas, block de notas, base de datos personal, cliente de correo, pero estas últimas adiciones suelen no ser de mucha utilidad por lo general ya que o son muy básicas o son incompatibles con cualquier otro software, sin embargo, todas ellas suelen apoyar la compatibilidad del software de ofimática estándar a todas ellas, y apoyar el guardado de documentos en formatos universales como docx, xslx, pptx, doc, xls, ppt, odt, pdf, txt; que son los más comunes. 

Las suites de ofimática más populares

Microsoft Office: Es la suite de ofimática por excelencia, la que la mayor parte de las empresas y usuarios caseros utilizan para trabajar, se encuentra presente en el 80% de todos los equipos de cómputo de escritorio que se encuentran funcionando en la actualidad.

Google G Suite: Es la suite de ofimática que todos en algún momento llegamos a usar, aún sin saberlo cuando utilizamos la ofimática en nuestros dispositivos móviles como smartphones y tabletas, por lo general viene preinstalada, todos los clientes de email de Gmail tienen acceso a la misma, y nos proporciona gratis sus herramientas, sin embargo mucho ignoran su existencia.

Apache OpenOffice: Es la suite de oficina para escritorio que mayor difusión ha tenido hasta ahora, si bien su penetración de mercado es mínima debido a que el aspecto su interfaz no esta actualizada y luce obsoleto. Su principal ventaja es que es gratuita, pero como desventaja tiene el que no es tan fácil de usar como Microsoft Office.

The document foundation LibreOffice: Es el hermano menor de la suite de oficina Apache OpenOffice para escritorio tiene un nivel de penetración similar a esta,  el aspecto su interfaz no esta actualizada y luce obsoleto. Su principal ventaja es que es gratuita, pero al igual que su hermano mayor no es tan fácil de utilizarcomo Microsoft Office.

WPS Office: es una suite de oficina bastante popular en dispositivos móviles y con poca penetración en ambiente de escritorio, su interfaz es muy similar a la de Microsoft Office, luce muy moderna, con algunas variantes, esta optimizada para trabajar en línea y respaldar la información en los servidores de la compañia, su desventaja es que tiene publicidad lo cual es muy molesto, y además insiste en conectar al usuario a la web del fabricante para respaldar los archivos.

¿Qué debe considerarse dentro de la categoría de ofimática y que no?

Dentro de la categoría de Ofimática algunos autores suelen incluir los conocimientos necesarios para encender, apagar y operar con seguridad y eficiencia los equipos de cómputo de la oficina, así como, todo lo relacionado con el manejo de los sistemas operativos, la cual es una condición previa indispensable para poder utilizar adecuadamente el software de ofimática, sin embargo, incluir a los sistemas operativos como parte de la ofimática no es del todo adecuado, dado que por ofimática se entiende todo aquello que específicamente ayuda al desarrollo de tareas administrativas de oficina de forma automátizada o bien mediante el empleo de tecnologías de información genéricas (no especializadas), es decir el software denominado de ofimática ayuda a las tareas de oficina pero no es exclusivo para uso de estas, tal es así que las suites de oficina se usan en el hogar, en las escuelas, en los laboratorios de investigación, y no exclusivamente en la oficina administrativa, pero no constituyen un desarrollo especializado como los sistemas de información o las bases de datos, y puede en un momento determinado usarse para otros fines.

La ofimática es una clasificación que se da de manera coloquial al software que no habiendo sido desarrollado para su uso exclusivo en oficinas, por las características ofrecidas termina por integrarse de manera armónica a las funciones propias de oficina y se hace de uso común a los empleados administrativos de la generalidad de las empresas. 

Conclusiones

Las Tecnologías de Información y Comunicación se han vuelto comunes en las oficinas modernas, y si bien, aún quedan muchas oficinas sin utilizar herramientas tecnológicas, las PyMES y grandes empresas  basan casí todo su funcionamiento en estas en la forma de conexiones a Internet, Sistemas de Información, enlaces de datos, dispositivos móviles, PLC's, y más recientemente el IoT (Internet de las cosas) con menor desarrollo tecnológico que el representado por todo lo anteriormente citado, podemos ubicar una clasificación informal y muy flexible de herramientas informáticas de uso común a los oficinistas que se ha denominado Ofimática y de cuya parte forman las herramientas comunes de procesamiento de texto, hoja de cálculo, presentaciones, mensajeria instantánea, mensajería electrónica (e-mail), telefonía, entre algunas otras no tan comunes.
Aprender a utilizarlas y comprender sus características, posibilidades y limitantes es un punto crucial para losgrar la eficiencia en el desarrollo de nuestras labores administrativas, lo anterior aplica también para su empleo en el ambiente escolar, de hecho su dominio en el ambiente escolar es un requisito previo para su empleo futuro en el ambiente laboral, no conocerlas, no comprenderlas o no manejarlas con fluides podría constituir la diferencia entre ser seleccionado o no para desarrolar un trabajo dentro de alguna PyME o gran empresa.

Bibliografía.

Sáez Vacas Fernando, (1990), Ofimática Compleja, Ed. FUNDESCO, España.

Facultad de Derecho, (S/F), Curso de introducción a la informática, Universidad de Málaga.