Editor de textos: numeración y viñetas.



Diversos estilos de numeración disponibles.

Cárdenas, Tabasco, México; 11 de julio de 2011.- Las numeraciones y las viñetas son similares pero cumplen funciones muy distintas dentro de la edición de texto, y deben utilizarse correctamente para no crear confusión en nuestros lectores.

Las numeraciones tienen como función listar componentes puntuales que son necesarios para llevar a cabo una operación o bien para elaborar un trabajo, se acostumbra listar los componentes de las mismas en orden de importancia, comenzando, bien sea de mayor a menor, o viceversa de manera secuencial de acuerdo al orden en que se van a utilizar los componente o en que sucedieron los hechos.

Generalmente la numeración se hace en arábigos o romanos, dependiendo del contexto en que se este desarrollando el texto, en leyes se acostumbra utilizar numerales romanos. Por otra parte también puede utilizarse las letras del alfabeto como numeradores de una lista.



Diversos estilos de viñetas disponibles.

Las listas suelen utilizarse para manuales de instrucciones, listas de piezas necesarias para completar una tarea, listas de verificación, etc.



En cuanto a las viñetas, podemos decir que, las mismas pueden utilizarse para enumerar una serie de condiciones que no deben llevan un orden concreto o bien que no tienen relación directa, como podría ser una lista de lo encontrado en una revisión general a un cuarto que ha sido cateado por las autoridades, la lista de utiles escolares, la lista de compras del super, la lista de personas que asistieron a una clase, etc., en estas listas el orden de los factores no guarda ninguna relación con su importancia o su jerarquía, sino simplemente cumple con la función de darlas a conocer.



Anidación.

La diferencia principal de las viñetas y las listas es su objetivo, y, si bien es cierto, que podríamos utilizarlas indistintamente, lo correcto consiste en utilizarlas con propiedad para lograr que nuestros escritos sean efectivos y comprensibles por la audiencia.



Las listas numeradas y las viñetas también pueden contener dentro de si mismas otras listas numeradas o viñetas, mismas que pueden servir para clarificar aún más el tipo de contenidos, objetos, requerimientos, o cosas que se desea sean tomados en consideración por la lista numerada o viñeta principal.

El uso de las listas numeradas y las viñetas debe tratarse de que se limite a lo sumamente necesario, ya que un documento con demasiadas listas numeradas y/o viñetas en vez de ser más claramente legible, termina siendo prácticamente incomprensible a los ojos de los lectores y estos tienden a perder el interés en leer el documento o lo terminan considerando poco interesante o serio.

Editor de texto: Formato de párrafo.

Cárdenas, Tabasco, México; 11 de junio de 2011.- Según la Wikipedia un párrafo es: una unidad de discurso en texto escrito que expresa una idea o un argumento, o reproduce las palabras de un orador. Esta integrado por un conjunto de oraciones que tienen cierta unidad tamática o que, sin tenerla, se enuncian juntas. Es un componente del texto que en su aspecto externo inicia con una mayúscula y termina con un punto y aparte. Comprende varias oraciones relacionadas sobre el mismo subtema; una de ellas expresa la idea principal.

esta es la defición formal de lo que constituye un párrafo en cuanto a lo que es la composición de texto escrito, para el caso de la edición de textos, la defición que tomaremos es la más simple: Es un componente del texto que en su aspecto externo inicia con una mayúscula y termina con un punto y aparte.

En la imagén se pueden apreciar diversas opciones que
podemos utilizar para dar formato a nuestros párrafos
en un procesador de textos.

Habiendo definido esto, ahora podremos hablar con claridad acerca de las opciones de formato que los editores de texto ofrecen para cada uno de los párrafos que componen un documento de texto, en el entendido de que cada párrafo es independiente de los demás en cuanto a su formato, y que si bien, podemos darle un formato identico a todos los párrafos de un documento, si acaso necesitamos destacar uno de los párrafos del texto de los demás y hacerlo más llamativo, podemos aplicar a este un conjunto de formatos distintos a los de los que lo redean y de este modo dotarlo de preeminencia sobre los demás, o por el contrario, hacerlo menos visible que los demás si la información que contiene es solo complementario, o bien se pretende que aún estando en el cuerpo del mismo, no llame la atención del lector y este omita su lectura, tal es el caso de las letras pequeñas en los contratos que normalmente firmamos con los bancos, las compañías de televisión por cable, las compañías de telefonía celular, los contratos de seguro y demás instituciones de crédito, que ponen en letras pequeñas aquellas condiciones que invalidan la garantía, o que nos obligan a pagar penalizaciones, sabiendo que por comodidad, no nos tomaremos el tiempo necesario en leer las letras pequeñas de los contratos que firmamos, y solo nos haran notar la existencia de estos párrafos cuando acudamos a hacer válida una garantía o a cancelar el servicio previamente contratado.

Normalmente, no nos dedicaremos a redactar contratos o clausulados obscuros que deseemos ocultar de nuestros lectores, muchos usaremos el editor de textos unicamente para hacer trabajos escolares, o pequeños reportes de incidencias de nuestras operaciones rutinarias de oficina, pero aquellos que se dediquen a elaborar documentos extensos o bien a escribir obrasliterarias, harian bien en aprender a formatear los párrafos que forman parte integrante de sus documentos para poner especial énfasis en captar la atención del lector y mantenerla enfocada sin que la lectura resulte cansado o monótona, es aquí donde radica la importancia del adecuado formato de los párrafos que componen nuestro documento bien sea que este se vaya a imprimir, o que solo se vaya a distribuir de forma electrónica.

Procesador de textos: Estilos de texto

Cárdenas, Tabasco, México; 11 de abril de 2011.- Los estilos de texto son parte fundamental de la edición de documentos de referencia, como podemos ver en la imagen de la izquierda, cada estilo utilizado tiene ciertas características definidas en cuanto a color, tamaño, diseño, espaciado, interlineado, etc.
Un estilo de texto se puede definir como un conjunto de formatos que se puede reutilizar a lo largo de un documento y que nos ayuda a establecer las divisiones temáticas adecuadas para nuestro documento.
La ventaja de utilizar estilos consiste en que nos facilitan la modificación del formato del texto en el documento, si aplicamos el mismo formato a cada uno de los párrafos que componen el cuerpo de nuestro documento, si necesitásemos cambiar la fuente de todo el texto normal en nuestro documentos, o de todos los títulos de cierto nivel, únicamente tendríamos que modificar el estilo que corresponde a al texto NORMAL, o al TITULO según sea el caso, y automáticamente todos los párrafos que tengan definido ese estilo cambiarán al nuevo formato que hayamos definido. sin necesidad de recorrer todo el texto en busca de cada uno de los párrafos que queremos cambiar, con lo que ahorramos muchísimo tiempo de edición, en el caso de documentos extensos.
Otra de las ventajas de usar correctamente los estilos la constituye el hecho de crear de forma personalizada los indices y las tablas de contenido, así como, las tablas de ilustraciones, y de gráficos; ya que los procesadores de texto utilizan los estilos para reconocer las secciones del documento, y nos permiten ahorrar mucho trabajo manual al momento de localizar las páginas donde se encuentran los temas y subtemas, fotografías, dibujos, ilustraciones, y gráficos.


En esta imagen podemos apreciar la tabla de contenido basada en los estilos contenidos en el documento.



Aquí podemos ver que es fácil distinguir las secciones del documento, porque los estilos permiten diferenciar entre los títulos y el contenido del tema.

El uso de estilo es algo que la mayoría de las personas que enseñan a utilizar los procesadores de texto dejan de lado, pero que constituye una de las herramientas más poderosas de las que se dispone al trabajar con procesadores de texto, por ello es recomendable que al empezar a utilizar un procesador de texto el usuario tenga la precaución de informarse sobre la correcta utilización de los estilos en el procesador de textos de su preferencia, ello le ahorrara muchísimas horas de edición y hará posible que emplee las herramientas avanzadas de su procesador de texto en cuanto a decisión, búsqueda y manejo de información.

Procesador de textos: Formato de fuente.

Cárdenas, Tabasco, México; 11 de abril de 2011.- Al crear un documento de texto una de las decisiones más importantes es la de escoger el tipo de fuente a con la cual redactaremos el texto, ya que de esta dependerá en gran medida el aspecto final de nuestro documento, su atractivo visual y hasta lo tedioso o fácil que resultará para el lector realizar la lectura del mismo en diversas circunstancias.
Una fuente no es más que la definición visual de los distintos caracteres que se pueden usar en un documento de texto. De modo tal que cada fuente dará un aspecto visual diferente a las palabras que escribiremos en el documento.
Existen cientos de tipos de fuentes disponibles en el mercado, aunque la verdad es que solo unas cuantas de ellas son adecuadas para textos largos, algunas son buenas únicamente para folletos publicitarios o bien para pequeñas notas que llamen la atención del lector, otras solo son visualmente atractivas en pantalla, pero resultan ilegibles en textos impresos o viceversa.
Normalmente utilizaremos las más comunes y aceptadas por la generalidad de las personas que nos piden redactar textos, y los tamaños de fuente que utilizaremos casi siempre serán los mismos.
Las fuentes más comúnmente utilizadas son la Times New Roman, la Arial, la Courier, la Verdana, la Helvetica.

Variaciones de estilo una misma fuente

Por cada fuente de la cual disponemos en un editor de texto, contamos así mismo con varios formatos de presentación de la misma, los más comunes son: normal, negrita, cursiva y negrita cursiva.
No todas las fuentes disponen de todos estos formatos, pero en su gran mayoría sí.
Estos formatos hacen que la fuente luzca más obscura (negrita), inclinada (cursiva), más obscura e inclinada (negrita cursiva); y agrega un toque de variedad a nuestros documentos sin necesidad de emplear muchas fuentes en el mismo, permitiendo así que los textos tengan una riqueza visual, que ayude al lector a tener una mejor experiencia visual con los mismos.

Variaciones de tamaño en una misma fuente

Otra cualidad de las fuentes lo constituye el hecho de poder variar su tamaño en puntos desde 1 hasta 100 o más, lo cual nos permite introducir algo de variedad que permita llamar la atención del lector hacia un punto determinado de la lectura o una información específica.
Normalmente usamos convenciones acerca de los tamaños de los textos, según la función que van a cumplir en el texto que estamos diseñando, escogemos un tamaño fácil de leer para el cuerpo del texto, y escogemos tamaños más grandes y llamativos para los títulos, o bien más pequeños y discretos para las notas al texto, u otros elementos que sirvan como complemento a nuestro texto principal, como son los pies de página, las notas a las ilustraciones, los números de página, etc.

Comparativa de fuentes en estilo normal y mismo tamaño

Hacer un uso adecuado de las diversas opciones que nos proporcionan las fuentes dentro del editor de texto nos ayuda a lograr documentos de apariencia profesional y llamativa, adecuados a la audiencia a la que deseamos impactar.
Como podemos ver en las imágenes incluidas en esta página, cada una de las fuentes hace lucir distinto nuestro documento, y los tamaños del texto y formatos hacen que este luzca atractivo y sea fácil de leer sin producir cansancio visual ni resultar monótono.
Lo recomendable al elaborar un documentos en los que no estamos seguros que fuente utilizar y que tamaños de fuente son las más adecuados, lo más aconsejable es proceder a capturar primero el texto en su totalidad y posteriormente proceder a escoger los estilos para los títulos, los subtítulos, el cuerpo del texto, las notas, los encabezados, el píe de página, etc., afortunadamente los procesadores de textos nos permiten jugar con las opciones de formato antes de terminar de editar el documento, y cambiar todo aquello que no nos parezca adecuado antes de presentar la versión final.
Siéntanse libres de probar con la diversidad de fuentes dispon¡bles en los procesadores de textos, algunas cosas interesantes podrían surgir de experimentar con la fuentes, los formatos y los tamaños de textos.

Procesador de textos: Diseño de la página

La configuración de la página es una de las partes más importantes para la edición de documentos impresos o electrónicos, ya que de esta dependerá en gran medida la facilidad de lectura y atractivo de nuestro documentos. Es ahí donde radica la importancia de seleccionar adecuadamente el diseño de la página para el tipo de documento y audiencia que deseamos impactar.

Por ejemplo, si deseamos un documento impreso deberíamos pensar cual es la mejor forma de presentarlo escogiendo el tamaño del papel: carta, oficio, legal, personalizado; la orientación de la impresión: horizontal, vertical; el tamaño de los margenes: superior, inferior, izquierdo, derecho; el color de fondo: claro, obscuro, imagen degradada, imagen intensa; o bien definir si nuestro documento no esta diseñado para imprimirse, sino para ser visto en presentación electrónica únicamente, en cuyo caso el tamaño del papel o del área de edición puede ser desde unos pocos centímetros hasta varios metros.

Si el documento se usa solo para presentaciones electrónicas puede incluir animaciones y sonidos, mientras que si va a ser impreso solo deberá contener recursos estáticos y claramente legibles.

Algunos ejemplos de la configuración de página que podemos lograr con las opciones del procesador de texto se muestran a continuación:



Documento con orientación vertical en hoja tamaño carta



Documento en hoja tamaño oficio con orientación horizontal

Documento con orientación Horizontal en hoja tamaño carta

Como podemos ver en estas configuraciones de documentos para impresión la configuración de la página depende del uso que se le dará al documento, el primero es un manual para estudiar, el segundo un folleto de orientación y el tercero un menú de un negocio de comida. 
La finalidad del primero es facilitar la lectura y evitar el cansancio visual y o las distracciones, mientras que los otros dos buscan llamar la atención del lector y por ello incluyen colores y diseños visuales, mismos que tienen como objetivo dirigir al lector.
El diseño de la página es la parte medular de la composición visual de un documento escrito, un buen diseño de página permite preparar el camino a un documento de fácil lectura y visualmente atractivo, un mal diseño de página podría ser la principal causa de que el documento ni siquiera se llegue a leer.

Al comenzar a escribir un documento siempre debemos tener pensado como diseñaremos la página si lo que deseamos es facilitar la lectura o bien llamar la atención del lector, pero sobre todo, para que luzca como un trabajo profesional que hable bien de nosotros ante los lectores.
Cuando se eleboran documentos de texto por lo general se debe conocer la estructura organizativa del mismo, todo documento electrónico debe contener al menos una sección, una sección debe contener al menos una página, la página debe contener sus propias cualidades como son: orientación, tamaño, márgenes, encabezado, pie de página,  color de página, tipo de papel; muchas de esas características la mayoría de los usuarios nunca las modifica y suele dejarlas como se le proporcionan, aprender cuando es bueno modificarlas es lo que nos permitirá tener mayor dominio de la presentación visual o impresa de nuestros documentos.
Cuando en un documento empleamos más de una sección, tenemos la posibilidad de permitir a cada sección tener sus propias características, o bien, dejar el comportamiento por default de la aplicación y hacer que todas sean iguales.
Al hacer uso de las secciones del documento de manera adecuada podremos tener en un mismo documentos varios formatos de página con sus correspondientes características independientes o ligadas segun sea nuestra conveniencia. Por ejemplo secciónes de hojas tamaño carta, secciones de hojas tamaño oficio, secciones númeradas y sin númerar, y demás opciones que nos permitiran colocar información en diversas diseños, a lo largo del documento que vayamos creando.
Todo esto en un solo documento configurado a nuestra entera satisfacción, en ello radica la importancia de comprender las opciones que tenemos para el diseño de nuestras páginas en un documento de texto.

Procesador de Textos



Pantalla de Microsoft Word 2010

Cárdenas, Tabasco, México; 24 de marzo de 2011.- Sin lugar a dudas el software de computadora más utilizado en el mundo lo constituyen los procesadores de palabras, como Microsoft Word, Libre Office, OpenOffice, WPS Office, además de los mencionados existen decenas de procesadores de textos que no son tan populares, pero que son igualmente útiles para realizar el trabajo diario de la oficina, o bien, las tareas escolares. Los procesadores de texto son el equivalente en software de las máquinas de escribir y el lápiz y papel que normalmente utilizamos para escribir nuestros documentos, teniendo como principal ventaja sobre estos el hecho de que podemos modificar el contenido de nuestro documento, tantas veces como necesitemos sin que por ello tengamos que reescribir la totalidad del documento.

Antiguamente el hombre necesitaba asegurarse de que cada una de las páginas que escribía no tuviera errores visibles y tampoco borrones que fuesen visibles, la tarea de transcribir textos era llevada a cabo de forma manual, con la llegada de la imprenta todo cambio, pero igualmente un error en el acomodo de los tipos en el libro que se editaba implicaba tener que sustituir la hoja completa y reimprimir la cantidad de ejemplares nuevamente para cambiar la página en cada uno de los tomos.

En la actualidad, es posible someter a revisión un documento y hasta ponerlo a disposición de todo el que tenga acceso a la red, únicamente con utilizar un procesador de palabras, y si nos equivocamos, podemos fácilmente corregir sin necesidad de gastar recursos físicos en papel o lápiz, salvo claro esta que hayamos impreso nuestro trabajo sin someterlo primero a revisión. Es más existen hoy día infinidad de documentos que han sido leídos y utilizados por millones de personas sin que se hayan impreso, ya que son consultados y editados en línea, sin que haya necesidad de imprimirlos.

Otra de las ventajas que nos proporcionan los procesadores de texto es la facilidad de jugar con el diseño del documento y la ubicación de los elementos del mismo antes de presentarlo a nuestra audiencia, ya sea de forma impresa, en la pantalla de una computadora, o en un dispositivo portátil.

No podemos decir que uno u otro procesador de textos sea el mejor, más bien debemos hacer notar que la conveniencia de utilizar uno en particular dependerá mucho del trabajo que deseemos realizar y particularmente de el equipamiento de que dispongamos para instalar el procesador de palabras en nuestro equipo.

Todos los procesadores de palabras manejan términos similares en lo referente al diseño de los documentos, entre estos elementos principales encontramos: Fuente, Párrafo, Estilo, Diseño de página, Numeración, Viñetas, Encabezado, Píe de página, Tablas, entre otros.

La fuente es la tipografía que se utiliza en el documentos existen diversas fuentes, entre ellas las más comunes son: Times New Roman, Arial, Courier New, etc. la elección de la fuente correcta permite al autor de documento hacer que este sea fácilmente legible, o bien que llame la atención de las personas que lo van a leer, por ello, es importante escoger la fuente que permita una lectura cómoda del texto y no canse la vista.
El párrafo constituye la unidad básica de escritura de texto y nos permite expresar ideas con claridad y agruparlas en base a temas comunes. El procesador de texto maneja varias opciones que podemos emplear para hacer lucir a mejor nuestros párrafos, entre ellos están el interlineado, las sangrías, la alineación, los bordes y los sombreados; todos estos elementos permiten que los párrafos luzcan de forma ordenada y su lectura sea más amena y llamativa.
Adicionales a los anteriores, los editores de texto manejan lo que se conoce como estilo, un estilo es un formato pre diseñado para un texto al cual se le ha denominado con un nombre distintivo, entre los estilos más comunes se encuentran: Título, Título 1, Título 2, Subtitulo, Normal, etc., es importante utilizar adecuadamente los estilos que proporciona el procesador de texto, ya que la mayoría de las funcionalidades que se proporcionan para el manejo de la información contenida en nuestros documentos se activan mediante el uso de los estilos, un ejemplo de ello, lo constituye la elaboración de la Tabla de contenido automatizada, el indice de ilustraciones, etc.
El diseño de página, por otra parte, nos permite definir la orientación y el tamaño de las hojas en las cuales se imprimirán los documentos, así como definir diversos aspectos relativos al medio en que se difundirá el documento, impreso en hojas, electrónicamente en una página web, mediante documentos electrónicos en formato propio del procesador, o bien en documento PDF. Así mismo el diseño de la página nos permite dividir el documento en secciones, cada sección puede manejar su propio formato y características de diseño, lo cual nos permite tener secciones con características disimiles en el mismo documento.
La Numeración, y las viñetas: son características de los escritos que nos permiten enumerar o listar información referente a un mismo tema o a una lista de elementos relacionados, cada tiene diversas opciones para las listas numeradas y las viñetas, mismas que pueden ser diversos caracteres especiales llamativos, o bien, imágenes o diseños artísticos.
El encabezado, y el píe de página, nos permite definir elementos comunes a todas las hojas relacionadas con un mismo tema, permitiéndonos dar claridad a los capítulos o secciones que formen parte integral de nuestro documento, es en estás secciones donde podemos incluir el numero de la página y el título del libro o la sección y el autor o notas relacionadas con la obra.
Las tablas de datos nos permiten ordenar de forma visual el contenido de información relevante para el lector, de forma que pueda comparar diversas series de datos, y sacar conclusiones acerca de las mismas.
Todas estas características son las que los nuevos usuarios de los procesadores de textos, y los usuarios principiantes deben preocuparse por aprender a utilizar adecuadamente, solamente así podrán sacar provecho de las características de automatización ofrecidas por la aplicación, y sacar provecho a las herramientas de búsqueda, ordenación y clasificación de documentos ofrecidas por las aplicaciones.