Las fórmulas y las funciones son las herramientas más poderosas de las hojas de cálculo, una función, no es más que una fórmula prediseñada que la hoja de cálculo pone a nuestra disposición para facilitar nuestro trabajo.
Las fórmulas son el mecanismo mediante el cuál podemos indicarle a la hoja de cálculo como obtener los resultados que son de nuestro interés, para automatizar nuestras tareas de cálculo de valores o búsqueda de los mismos.
El pode
Una fórmula se escribe siempre poniendo como primer elemento de contenido de la celda el signo de =, y posteriormente las constantes (números), los nombres de celdas, los símbolos matemáticos (+,-,*,/,^, etc.) o en su caso las funciones a utilizar.
En una hoja de cálculo podemos hacer desde sencillos cálculos como las sumas, restas, promedios, multiplicaciones y divisiones, hasta la implementación de cálculos complejos en una fórmula creada o bien haciendo uso de funciones prediseñadas con funciones muy específicas de ingeniería, contabilidad, matemáticas, etc.
Para poder sacar provecho de las funcionalidades ofrecidas por una hoja de cálculo, lo primero que debemos hacer es comprender cómo funcionan las celdas, las fórmulas y las funciones. Sin esta comprensión será bastante difícil que podamos sacar provecho de las hojas de cálculo.
En una hoja de cálculo se dispone de una serie de celdas formadas por la intersección de una columna y una fila, en la cual podemos almacenar cualquier tipo de dato válido (texto, número, fecha, hora, fórmula, función, referencia a celda/hoja/libro).
Las celdas se denomina en base a la columna y la fila, es decir primero se pone la letra correspondiente a la columna y después el número de la fila.
Si bien el nombre de la celda se compone de dos elementos que se nombran como uno solo, no hay que olvidar que una parte es la columna y otra la fila, y que se pueden manejar de forma separada si es necesario, existen el las aplicaciones de hoja de cálculo ciertos caracteres que nos permiten al colocarlos antes del nombre de la fila o la columna influir en la forma en que se copian las fórmulas a otras ubicaciones; por omisión, cuando copiamos una fórmula y la pegamos en otra celda, la fórmula toma como componentes de si misma a las celdas que se ubican en la posición relativa de la nueva ubicación de las celdas que originalmente formaban parte de la fórmula origen.
Si la fórmula se copia hacia arriba o abajo las celdas implicadas en los cálculos se cambiarán respecto a su fila, si las celdas se copian hacia la derecha o la izquierda las celdas implicadas en los cálculos se cambiarán respecto a su columna.
Es importante tener esto en mente cuando el cálculo implica un rango de celdas inicial y final, como en el caso de las sumatorias o los conteos de valores y las búsquedas de información, ya que conforme copiemos las fórmulas, las celdas implicadas en los cálculos se ven afectadas y nuestros cálculos podrían ser incorrectos.
Es algo común que cuando empezamos a realizar ejercicios en Excel y nos enseñan a copiar las formulas ya sea con los atajos de teclado CTRL+C en la celda a copiar y CTRL+V en la celda destino, o bien poniendo el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula a copiar, haciendo clic sin soltarlo y arrastrándolo tantas celdas como deseemos tener copias de la fórmula, la fórmula se replicará hacia abajo actualizando las celdas implicadas en el cálculo en la forma antes mencionada, si el cálculo de la fórmula es sobre celdas ubicadas en la misma fila o columnas por lo general el cálculo será correcto.
Como vemos aquí el copiar la fórmula simplifica el trabajo con la hoja de cálculo, si nuestras fórmulas tienen este formato, el copiar las celdas entre filas y columnas nos será de gran utilidad para facilitar nuestras tareas, pero si las fórmulas no tienen este formato o requieren hacer uso de los mismos rangos independientemente de adonde se desea copiar la fórmula, entonces deberemos emplear el carácter especial del signo de moneda (dólar) $ para evitar que el nombre de la fila o la columna cambie, podemos elegir entre anclar solo la fila, solo la columna o anclar ambos al momento de escribir la primer fórmula, y cuando hagamos la copia eso nos permitirá evitar que nuestros cálculos se vean alterados al momento de realizar el copiado de la fórmula.
Esto funciona para filas y columnas, en el ejemplo presentado se requería que la celda elegida para almacenar el valor dado al IVA fuese referida siempre, pero existen ocasiones en las que al copiar la fórmula, queremos asegurarnos de que no cambie, solo la columna, o solo la fila, en esos casos se usará sólo un símbolo de $.
Se considera una fórmula, a todo aquello, que le indica a la hoja de cálculo realizar una operación sobre los datos contenidos en las celdas, las fórmulas son la forma más básica de emplear una hoja de cálculo, sin embargo son muy poderosas herramientas en las manos de personas que han comprendido la funcionalidad de las hojas de cálculo, las funciones tienen como objetivo evitar que perdamos nuestro valioso tiempo escribiendo fórmulas que son comúnmente utilizadas, o bien, evitar que cometamos errores en la escritura de fórmulas que son ampliamente conocidas.
Los detalles de la implementación de las fórmulas y su uso los podemos consultar en la ayuda en línea disponible para la aplicación de hoja de cálculo.
Se hace notar que las hojas de cálculo son una herramienta ofimática, muy empleada por las PyMES, pero también son un importante auxiliar para las grandes empresas, las cuales suelen tener sistemas de informacióin que generan archivos de salida en formatos de hoja de cálculo, o bien aceptan entrada de datos por lotes mediante hojas de cálculo preformateadas, con la finalidad de facilitar el uso por parte de sus usuarios.
Las fórmulas son el mecanismo mediante el cuál podemos indicarle a la hoja de cálculo como obtener los resultados que son de nuestro interés, para automatizar nuestras tareas de cálculo de valores o búsqueda de los mismos.
El pode
Una fórmula se escribe siempre poniendo como primer elemento de contenido de la celda el signo de =, y posteriormente las constantes (números), los nombres de celdas, los símbolos matemáticos (+,-,*,/,^, etc.) o en su caso las funciones a utilizar.
En una hoja de cálculo podemos hacer desde sencillos cálculos como las sumas, restas, promedios, multiplicaciones y divisiones, hasta la implementación de cálculos complejos en una fórmula creada o bien haciendo uso de funciones prediseñadas con funciones muy específicas de ingeniería, contabilidad, matemáticas, etc.
Para poder sacar provecho de las funcionalidades ofrecidas por una hoja de cálculo, lo primero que debemos hacer es comprender cómo funcionan las celdas, las fórmulas y las funciones. Sin esta comprensión será bastante difícil que podamos sacar provecho de las hojas de cálculo.
En una hoja de cálculo se dispone de una serie de celdas formadas por la intersección de una columna y una fila, en la cual podemos almacenar cualquier tipo de dato válido (texto, número, fecha, hora, fórmula, función, referencia a celda/hoja/libro).
Las celdas se denomina en base a la columna y la fila, es decir primero se pone la letra correspondiente a la columna y después el número de la fila.
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| Elementos de trabajo en una hoja de cálculo: Columna, Fila, Celda |
Si bien el nombre de la celda se compone de dos elementos que se nombran como uno solo, no hay que olvidar que una parte es la columna y otra la fila, y que se pueden manejar de forma separada si es necesario, existen el las aplicaciones de hoja de cálculo ciertos caracteres que nos permiten al colocarlos antes del nombre de la fila o la columna influir en la forma en que se copian las fórmulas a otras ubicaciones; por omisión, cuando copiamos una fórmula y la pegamos en otra celda, la fórmula toma como componentes de si misma a las celdas que se ubican en la posición relativa de la nueva ubicación de las celdas que originalmente formaban parte de la fórmula origen.
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| Ejemplo del resultado de copiar una fórmula de una ubicación a otra. |
Es importante tener esto en mente cuando el cálculo implica un rango de celdas inicial y final, como en el caso de las sumatorias o los conteos de valores y las búsquedas de información, ya que conforme copiemos las fórmulas, las celdas implicadas en los cálculos se ven afectadas y nuestros cálculos podrían ser incorrectos.
Es algo común que cuando empezamos a realizar ejercicios en Excel y nos enseñan a copiar las formulas ya sea con los atajos de teclado CTRL+C en la celda a copiar y CTRL+V en la celda destino, o bien poniendo el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda con la fórmula a copiar, haciendo clic sin soltarlo y arrastrándolo tantas celdas como deseemos tener copias de la fórmula, la fórmula se replicará hacia abajo actualizando las celdas implicadas en el cálculo en la forma antes mencionada, si el cálculo de la fórmula es sobre celdas ubicadas en la misma fila o columnas por lo general el cálculo será correcto.
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| Paso 1 (Copia de fórmulas en la misma columna) Escribir la fórmula en la primer celda, para este ejemplo la fórmula será la suma de la fila 1 en las columnas A y B en la columna C. |
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| Paso 2 (Copia de fórmulas en la misma columna) Copiarla a las celdas ubicadas en las filas inferiores es decir copiaremos la fórmula de C1 (=A1+B1) en C2, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9 es decir el rango C2:C9. |
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| Resultado (Copia de fórmulas en la misma columna) Se tendrá la misma fórmula en todas las celdas de la columna que hayamos incluido en la acción de copiado, debe notarse que las celdas implicadas en la fórmula corresponden a la celdas ubicadas en las posiciones relativas a las de las implicadas en la fórmula original. |
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| Paso 1 (copias de fórmulas en la misma fila) Se escribe la fórmula en la primer columna y posteriormente se copia a las columnas adyacentes necesarias |
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| Paso 2 (Copia de fórmulas en la misma fila) El resultado es que la fórmula ubicada en A3 se copia a las celdas B3, C3, D3, E3 es decir el rango B3:E3. |
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| Resultado (Copia de fórmulas en la misma columna) Se tiene la misma fórmula en todas las celdas de la fila 3, debe notarse que las celdas implicadas en la fórmula corresponden a la celdas ubicadas en las posiciones relativas a las de las implicadas en la fórmula original. |
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| Paso 1 (copiado de fórmulas que no tienen las celdas en la misma fila o columna) podemos ver que al copiar la fórmula hacia abajo en la misma columna a partir de la segunda fila el resultado es incorrecto (cero). |
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| Paso 2 (copiado de fórmulas que no tienen las celdas en la misma fila o columna) Al analizar la fórmula el error queda descubierto, las celdas H2, H3, H4, y H5 están vacías, dado que la celda que contiene el valor a usar es la H1, podría solucionarse escribiendo el mismo valor en cada una de las celdas vacías, pero eso sería incorrecto e implicaría escribir información innecesaria y más celdas que actualizar si el valor cambiara de 15% a otra cantidad, en vez de una sola celda habríamos de actualizar 5. |
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| Paso 3 (copiado de fórmulas que no tienen las celdas en la misma fila o columna) Usando los caracteres de $ antes de el nombre de la columna y la fila al escribir la primer fórmula, solucionamos el problema y podemos copiar la fórmula sin preocuparnos de que exista error en los cálculos. |
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| Resultado (copiado de fórmulas que no tienen las celdas en la misma fila o columna) El resultado de realizar la copia usando los símbolos $ son 5 fórmulas en las cuales la celda H1 es referida siempre y nuestros cálculos son correctos. |
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| Detalle de las fórmulas correctamente escritas, debemos notar que la celda H1 no cambia al copiarse la fórmula dado que se ha indicado a la hoja de cálculo que no debe de modificarse mediante el empleo de los símbolos de $ antes del nombre de la fila y la columna. |
Esto funciona para filas y columnas, en el ejemplo presentado se requería que la celda elegida para almacenar el valor dado al IVA fuese referida siempre, pero existen ocasiones en las que al copiar la fórmula, queremos asegurarnos de que no cambie, solo la columna, o solo la fila, en esos casos se usará sólo un símbolo de $.
Se considera una fórmula, a todo aquello, que le indica a la hoja de cálculo realizar una operación sobre los datos contenidos en las celdas, las fórmulas son la forma más básica de emplear una hoja de cálculo, sin embargo son muy poderosas herramientas en las manos de personas que han comprendido la funcionalidad de las hojas de cálculo, las funciones tienen como objetivo evitar que perdamos nuestro valioso tiempo escribiendo fórmulas que son comúnmente utilizadas, o bien, evitar que cometamos errores en la escritura de fórmulas que son ampliamente conocidas.
Los detalles de la implementación de las fórmulas y su uso los podemos consultar en la ayuda en línea disponible para la aplicación de hoja de cálculo.
Funciones.
Las funciones son fórmulas prediseñadas que nos proporcionan las hojas de cálculo, para utilizar las funciones los primero que debemos saber de ellas es que cada una posee una sintaxis especial, que nos permitirá proporcionarle los datos con los cuales ha de trabajar, a estos datos se les denomina parámetros y pueden ser constantes como números o textos, variables como nombres de celdas o rangos de celdas, o incluso condiciones lógicas.
Los parámetros de tipo constante son valores como: 1, 10, -1, "Sí", "Ninguno".
Los parámetros de tipo variable son nombres de celdas como: A1, Z12, A1:A18.
Los parámetros de tipo condición lógica son expresiones como: A1<B1, A2>20, B4="Aprobado".
El uso de parámetros de tipo constante debe ser evitado siempre que sea posible, ya que usar constantes resta flexibilidad a las fórmulas que desarrollamos.
El uso de variables es altamente aconsejado ya sea en forma de referencias directas o bien referencia a rangos de fechas.
Los parámetros tipo condición no son opcionales para las fórmulas que así lo requieran y es importante que sepamos emplearlos con propiedad, lo primero que debemos comprender es como trabajan estas condiciones lógicas respecto al dato especificado:
> Mayor que - todos los valores mayores al indicado pero no él indicado.
< Menor que - todos los valores menores al indicado pero no él indicado.
>= Mayor o igual que - el valor indicado y todos los valores mayores a él.
<= Menor o igual que - el valor indicado y todos los valores menores a él.
<> Diferente - todos los valores excepto él indicado.
= Igual - solo él valor indicado.
Las funciones suelen en Excel tienen por regla general la siguiente sintaxis:
=NOMBREFUNCION(argumento1, argumento2, ... , argumentoN)
Donde cada argumento corresponde a un valor que le indica a la función los datos debe considerar, existen funciones que no requieren argumentos, funciones que solo aceptan un tipo de argumentos, funciones que requieren varios argumentos de distinto tipo.
Es importante que se revise la ayuda sobre la función que se va a emplear antes de utilizarla, ya que dependiendo del contexto existirán pequeñas variaciones en la forma en que manejan los datos.
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| La caja de diálogo insertar función nos ofrece una pequeña guía las funciones disponibles y nos permite buscar por nombre de función o por tipo. En la parte inferior podemos leer una breve descripción de la sintaxis de la misma y su uso. |
Para acceder a la caja de diálogo de funciones basta con hacer clic en el botón fx ubicado en la barra de fórmulas.
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| El botón insertar función nos permite tener acceso a la caja de diálogo correspondiente. |
Otra forma de acceder a las funciones, es mediante la cinta de opciones denominada FÓRMULAS, en la cual podremos encontrar las diferentes categorías de fórmulas de acuerdo a su ámbito de aplicación aconsejado.
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| Pestaña de fórmulas, donde podemos observar las diferentes categorías de fórmulas disponibles en la aplicación, es importante notar que una misma función podría estar incluida en dos o más clasificaciones. |
Funciones más comunes
Entre las funciones más comunes que emplean los usuarios están: SUMA, MAX, MIN, PROMEDIO, SI, CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO, CONTAR.SI, SUMAR.SI, dependiendo de la versión de hoja de cálculo que usemos los nombres de las funciones podrían estar en otro idioma o bien, variar sutilmente, sin embargo, el resultado y la funcionalidad de las suele tener pocas variaciones.
Para separar sus argumentos las funciones pueden usar el símbolo de coma(,), o bien el símbolo de punto y coma (;), esto dependerá del carácter separador de decimales que esté definido en el sistema por la configuración del idioma, si el separador de decimales es la coma, el separador de argumentos será punto y coma, en caso de que el separador de decimales sea el punto, el separador de argumentos será la coma.
