Las herramientas informáticas son un elemento que rápidamente fue cobrando importancia para los negocios en la mayor parte de las economías avanzadas del planeta, lo anterior principalmente al cúmulo de ventajas competitivas que proporcionan a las empresas entre ellas el ahorro de tiempo y dinero en los procesos administrativos, así como también la facilidad de analizar grandes cantidades de datos y sobre todo de hacer de forma confiable análisis cruzados de los datos que van almacenando con las operaciones cotidianas de la empresa, generando grandes cantidades de información que sirve para la toma de decisiones.
Entre las principales herramientas que han ido ganando terreno en las empresas podemos destacar los programas, las bases de datos y los sistemas de información.
Cada uno de estos elementos permite a las empresas innovar, eficientar e implementar mejoras, siempre y cuando se usen de la manera correcta, porque su abuso o su mala implementación pueden resultar contraproducentes para la empresa y hasta ponerla en riesgo, dado que también constituyen un gasto, que si bien puede convertirse en una inversión, eso solo es posible lograrlo si se tiene el conocimiento necesario para administrar la tecnología y maximizar el retorno de la inversión.
Los programas son aplicaciones muy específicas que sirven para automatizar una sola tarea y pueden o no generar datos almacenables para la empresa, aunque no siempre aprovechables por otros programas, las bases de datos permiten ir almacenando de forma eficiente los datos generados por la empresa que tienen relación con el negocio, los sistemas de información permiten alimentar y explotar los datos almacenados en las bases de datos para generar información de utilidad para la empresa.
Programa
Un programa se define como una secuencia de acciones que manipulan un conjunto de objetos (datos).
Se compone de tres partes: una o varias entradas de datos, un proceso y una o varias salidas de información.
Posee una serie de instrucciones que pueden clasificarse según su objetivo en declarativas, primitivas, de asignación, de entrada, de salida, compuestas, de control, alternativas, de salto condicional, de salto incondicional y repetitivas; así mismo, cuenta con elementos auxiliares para realizar las tareas mismos que se conocen como contadores, acumuladores e interruptores.
Los programas solucionan problemas específicos, y muy rara vez están diseñados para compartir datos con otros programas, son el punto de entrada de las herramientas tecnológicas a los negocios que no poseen el presupuesto suficiente para implementar bases de datos o sistemas de información, permiten a los negocios obtener experiencia en el uso de herramientas tecnológicas.
Base de datos
Las bases de datos se conforman por información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada en un modo tal que facilita su consulta y minimiza el espacio utilizado por los datos.
Existen varios tipos de bases de datos pero las más comunes son las jerárquicas, las de modelo de red, las relacionales, las orientadas a objetos, las NoSQL.
Las bases de datos jerárquicas tienen una estructura donde cada entrada tiene un nodo padre que puede tener uno o más nodos hijos, existiendo un nodo padre principal que no depende de ningún otro nodo, cada nodo es un registro. Todo nodo inferior está subordinado a un solo padre y este nodo padre es un nodo hijo de otro nodo padre. Solo es posible añadir hijos, si existe nodo padre que lo albergue; no existen relaciones entre los nodos hijos, y la desaparición de un nodo padre implica la desaparición de todos sus nodos hijos.
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| Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/e6/DB_jerarquica.png |
Las bases de datos en red igualmente están conformadas por nodos, pero en este caso los nodos pueden tener varias relaciones entre sí, en términos de padre e hijos, pero al tener la posibilidad de que un nodo tenga varios padres y varios hijos, la desaparición de un nodo padre no conlleva necesariamente la desaparición de sus nodos hijos, dado que si ese nodo hijo tiene otro nodo padre, la existencia de este garantiza su no desaparición.
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| Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/b/b6/DB_red.png |
Las bases de datos relacionales organizan los datos en tablas con campos organizados en registros, mismos que son accedidos a través de filas y columnas, que son controlados mediante índices, para recuperar información se hace uso de un Lenguaje de Consulta Estructurado (SQL), una característica de este modelo es que las tablas representan entidades de la vida real y sus relaciones se establecen mediante campos de las mismas que representan atributos únicos que permiten identificar a cada registro de un modo particular.
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| Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/3/37/Tablas_y_estructura_relacional.png |
Las bases de datos orientadas a objetos buscan modelar cómo perciben los usuarios la realidad, más que modelar los datos, en este tipo de base de datos se modelan los objetos y se definen sus características y relaciones, a cómo son percibidos por los usuarios, de tal modo que cada objeto posee una identidad, un estado y comportamientos.
Existen así mismo bases de datos denominadas NoSQL, las cuales son en realidad un conjunto de tecnologías de base de datos que comparten una característica, no hacen uso de lenguaje SQL para acceder a los datos y no tienen una estructura organizativa rigurosa como la de las bases de datos SQL.
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| Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/6/66/Estructura_orientada_a_objetos.png |
Tipos de Sistemas de Información
Existen en el mercado diversas soluciones de sistemas de información para dar soporte a las actividades administrativas de las empresas, dependiendo de su enfoque principal se clasifican como:
OLTP (Procesamiento de transacciones en línea)
OLAP (Procesamiento analítico en línea)
CRM (Administración de las relaciones con los clientes)
ERP (Planificador de recursos empresariales)
ERM (Administrador de recursos empresariales)
SIA o SIG (Sistema de información administrativa o gerencial)
Big Data (Grandes datos)
Los seis primeros consisten en soluciones propias de las empresas en las cuales ellas mismas generan sus datos y los procesan para obtener información valiosa respecto a sus clientes y sus operaciones; la última de ellas se basa en analizar los datos y metadatos generados por la actividad cotidiana de los individuos, al hacer uso de Internet y sistemas públicos de atención a usuarios, los desarrollos de software para aprovechar estos datos pueden ser propiedad de la empresa o bien servicios contratados a empresas especializadas.
La explotación del Big Data puede darse en tres vertientes, la primera es explotar el Big Data de forma generalizada este enfoque tiene la ventaja de tomar en cuenta todos los datos relacionados existentes, pero podría resultar en información menos especializada y precisa; la segunda opción es escoger dentro del Big Data las fuentes de la información que se explotarán y formar lo que se conoce como un Data Lake, que nos permitirá obtener resultados más especializados, pero dejando fuera del análisis algunos datos que de no haber sido considerados sesgando el resultado; por último, como tercer opción tenemos la de usar técnicas especializadas conocidas como Smart Data, las cuales permiten de forma dinámica seleccionar las fuentes de información en base a criterios de idoneidad fijados por la empresa mismos que pueden ser ajustados.
Impacto de las Tecnologías de Información sobre las empresas.
El uso de las Tecnologías de Información y Comunicación, que es la convergencia de los adelantos en informática, computación, comunicaciones e internet, permite a las empresas desarrollar mejores formas de conservar a sus clientes actuales, llegar a clientes potenciales y aumentar la satisfacción de los mismos con sus productos, nunca antes había sido posible para las empresas tener datos confiables de los hábitos de sus clientes potenciales de forma casi automática
Conclusiones.
Los programas se constituyen en un primer contacto con las bondades de la tecnología de la información en las empresas, pero conforme avanza la experiencia de estas con los mismos, surge la necesidad de avanzar en el desarrollo de soluciones automatizadas para la empresa y poco a poco el uso de programas se transforma en la creación de bases de datos y posteriormente en la implementación de sistemas de información, en este punto, existe la posibilidad de que los sistemas de la empresa se queden funcionando como islas de información y llegado un momento esta situación se transforme en problemas de logística para la empresa, donde su inversión tecnológica se transforma en un gasto, en lugar de constituirse en una inversión; o bien, que el personal de la empresa de un salto hacía la integración de los sistemas de información para lograr establecer lo que se conoce como Sistema de Información Administrativa o Gerencial, los cuales constituyen la sinergía de todos los sistemas de información presentes en la empresa para compartir datos y generar información integral para la toma de decisiones y el aumento de la eficacia y eficiencia de la empresa.
La parte más importante de los sistemas de información en la empresa la constituye la capacidad de convertir los datos en información, pero esto en si, no constituye ninguna ventaja competitiva si no se dispone del capital humano que comprenda esa información y la transforme en una estrategia de negocios exitosa.
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