Diagramas de flujo: su impacto como herramienta administrativa y de diseño de aplicaciones y sistemas de información

Un diagrama de flujo describe el proceso por medio del cual se lleva a cabo una tarea repetitiva, en la cual pocas veces existen desviaciones; se usan ampliamente para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que pueden ser complejos o de gran duración; la idea principal de contar con un diagrama de flujo es tener una perspectiva global y clara del flujo de las operaciones que se realizan en un proceso, facilitando así a los usuarios de dicho proceso o a sus ejecutantes organizar sus tareas, los diagramas de flujo por lo general van de lo general a lo particular, pudiendo tener diversos niveles de detalle dependiendo de la complejidad del proceso y la finalidad que persiga el diseñador del diagrama de flujo.

Los diagramas de flujo emplean diversas figuras para representar acciones, es decir, cuentan con una simbología estándar, la finalidad de esta es permitir que todo aquel que conozco la simbología pueda fácilmente interpretar un diagrama de flujo sin necesidad de ninguna explicación. Para lograr esta uniformidad, internacionalmente existen normas oficiales que guían el proceso de crear diagramas de flujo dos de ellas son la ISO 5808:1985 y la DIN 66001:1996, si bien existen muchas otras más la mayoría solo representa pequeñas variaciones a los símbolos empleados.

Plantilla de dibujo con los símbolos más comunes para el diseño de diagramas de flujo.
Fuente: https://www.ebay.es/itm/Helix-Flowchart-Stencil-Template-H77010-Ideal-for-School-Office-College-Uni-/162300499033

Para crear un diagrama de flujo se siguen ciertas reglas que es necesario respetar para dar legibilidad al mismo, una de esas reglas es empezar el diagrama por la parte superior izquierda y desarrollar el flujo hacia abajo y hacia la parte inferior derecha, aunque existen ciertas variantes que no permiten que el diseño sea siempre así, por lo general la regla es que cada paso se representa en una "fila" y que el flujo sea invariablemente hacia abajo. 

Para que un diagrama de flujo sea realmente útil, lo que debemos asegurar es que siempre tenga un solo punto de inicio, y un solo punto de finalización, de no ser así, la finalidad del mismo se pierde, dado que en en vez de proporcionar una guía visual confiable que evite la lectura de procedimientos y manuales, el usuario del diagrama de flujo tendrá que hacerlo para aclarar sus dudas respecto a los pasos que debe seguir para completar una tarea.

Diagrama de Flujo de Datos (DFD). Suelen emplearse en programación de aplicaciones y requerir que el usuario tenga conocimientos amplios del proceso para comprender la tarea a ejecutar.
Fuente: https://victorhugocc.choccac.com/2013/09/if-ordenar-tres-numero-de-mayor-a-menor-dfd/

Los diagramas de flujo más difundidos suelen ser aquellos relacionados con las tareas propias del desarrollo de software, por su simplicidad, sin embargo, estos adolecen de una seria debilidad, son demasiado sintetizados para los usuarios con poco o ningún conocimiento de los lenguajes de programación, y tienen poca o ninguna utilidad para ayudar a describir el flujo de las acciones administrativas.

Los diagramas de flujo realmente funcionales, suelen ser más amigables con el lector ocasional de los mismos porque de hecho su propósito es servir a lectores no especializados para ayudarles a concretar tareas administrativas sin requerir de ayuda de terceros. A estos diagramas de flujo suele denominarse como Diagramas de Flujo Administrativos y con numerosas variantes que no suelen seguir convenciones tan estrictas como las que requieren los Diagramas de Flujo de Datos utilizados por los diseñadores de aplicaciones, se utilizan con regularidad para documentar el trabajo administrativo en manuales de organización, manuales de calidad, procedimientos administrativos, y un amplió numero de otras aplicaciones prácticas.

El objetivo principal de estos diagramas de flujo administrativo es evitar la lectura obligada de manuales descriptivos, cursos de capacitación y/o servir como guía rápida de puesta en funcionamiento de equipos, maquinaria o procesos que son rutinarios en una empresa.

Ejemplo de Diagrama de flujo administrativo de un manual de calidad.
Fuente: https://www.monografias.com/trabajos87/aspectos-basicos-calidad/aspectos-basicos-calidad.shtml

Se usan en fábricas, oficinas, lugares públicos para evitar que las personas tengan necesidad de acudir al personal para realizar tareas secuenciales o rutinarias como solicitud de trámites y servicios.

Los diagramas de flujo son útiles para recordar los pasos que deben seguirse para completar tareas sencillas y repetitivas cuyos pasos podrían resultar olvidarse ocasionalmente
Fuente: https://sites.google.com/site/grupo9an31019076566/19diagramas-de-flujo-del-proceso.

Es importante diferenciar que si bien en los procesos técnicos para el diseño de los diagramas de flujo es importante la rigurosidad de la implementación de los estándares de diseño definidos, en el caso de los diagramas de flujo administrativos suele darse una mayor tolerancia a la flexibilidad o adecuación de algunas convenciones que ayuden a clarificar adecuadamente los pasos a seguir o facilitar la comprensión por parte de los miembros inexpertos de los diagramas proporcionados por la administración, pudiendo existir N versiones más o menos detalladas de un mismo proceso conforme se vaya requiriendo en base al nivel de conocimiento de los empleados o público objetivo.
Lo que debe tenerse siempre presente al elaborar un diagrama de flujo administrativo es la facilidad de comprensión del proceso con solo usar el diagrama, un diagrama que genera dudas en quien lo consulta no es una herramienta que sea de utilidad.
Hay que tener en cuenta el alcance que deseamos dar al diagrama de flujo administrativo, los diagramas de flujo para la parte alta de la administración deben ser lo más genéricos posibles para facilitar que se tenga una visión global del proceso, mientras que al ir descendiendo en la estructura organizacional, los diagramas de flujo deben agregar más detalle de las operaciones necesarias, hasta que en determinadas circunstancias, lleguen a tener un nivel de detalle paso a paso, si bien es cierto que deben conservar su sencillez, así mismo, deberá encontrarse la forma de contar con un nivel de detalle que permita orientar el curso de las acciones de quien lo utiliza, unicamente con el apoyo del diagrama de flujo, las desviaciones del proceso no contempladas en el diagrama deberán ser las únicas causas para tener que acudir a los manuales de procedimiento u otras fuentes de mayor amplitud, para obtener más detalles acerca de como completar un proceso, que no sea posible realizar siguiendo los pasos recomendados por el diagrama de flujo del proceso.

Bibliografía.

Administración mercadotecnia., http://ugmlicadministracion.blogspot.com/2011/10/diagrama-de-flujo.html

Como diseñar diagramas de flujo administrativo, https://programas.cuaed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/1174/mod_resource/content/1/contenido/index.html

Kramis, J. (1994). Sistemas y procedimientos administrativos: metodología para su aplicación en instituciones privadas y públicas (4.ª ed.). México: Universidad Iberoamericana.

Franklin, E. (2009). Organización de empresas (3.ª ed.). México: McGraw-Hill.

Rodríguez, J. (2002). Estudio de sistemas y procedimientos administrativos (3.ª ed.). México: ECASA. 

Koontz, H. y Heihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global (13.ª ed.). México: Mc Graw-Hill. 

Diagramas de flujo: su definición, objetivo, ventajas, elaboración, fases, reglas y ejemplos de aplicaciones. http://www.luismiguelmanene.com/2011/07/28/los-diagramas-de-flujo-su-definicion-objetivo-ventajas-elaboracion-fases-reglas-y-ejemplos-de-aplicaciones/

Álgebra de Boole, Sistema Binario y Circuitos Conmutados: la base de la tecnología y el verdadero lenguaje universal.

George Boole fue un lógico y matemático británico, que desarrollo la lógica simbólica entre 1847 y 1854, mediante la cual las proposiciones pueden ser representadas mediante símbolos y la teoría que permite trabajar con estos símbolos, sus entradas (variables y proposiciones) y sus salidas (respuestas). Dicha lógica cuenta con operaciones lógicas que siguen e comportamiento de reglas algebraicas. Consideró que las proposiciones lógicas podían ser tratadas mediante herramientas matemáticas. Las proposiciones lógicas (asertos, frases o predicados de la lógica clásica) son aquellas que únicamente pueden tomar valores verdadero/falso, o preguntas cuyas únicas respuestas posibles sean si/no. Según esto al conjunto de reglas de la lógica simbólica se le denomina Álgebra Booleana.

Todas las variables y constantes del álgebra booleana admiten solo dos valores en sus entradas: Si/No, 0/1 o Verdadero/Falso. Estos valores bivalentes y opuestos pueden ser representados por números binarios de un dígito denominado bit, por lo cual el álgebra binaria se puede entender como el álgebra del sistema binario. Todas las operaciones pueden representarse mediante elementos físicos de diferentes tipos, siempre y cuando estos admitan entradas binarias y devuelvan así mismo salidas binarias.

El trabajo de Boole ha llegado a ser fundamental en la revolución de los computadores de hoy, a mediados del Siglo XX el álgebra booleana se utilizó en el manejo de información digital. Claude Elwood Shannon en 1930 formuló su teoría de la codificación y John Von Neumann la enunció en el modelo de arquitectura que define la estructura interna de los ordenadores desde la primer generación. 

Circuitos eléctricos 

Los circuitos eléctricos simples son circuitos conmutados con interruptores que están conformados por una conexión de una fuente de voltaje, un interruptor y una bombilla. La función del sistema eléctrico en abrir y cerrar el interruptor para que se encienda o apague la bombilla, abrir el interruptor equivale a que este tenga un valor de cero, cerrarlo equivale a que este tenga un valor de uno.

Los circuitos conmutados pueden estar organizados en serie cuando los interruptores están colocados en posiciones consecutivas, el interrumpir el flujo en uno de ellos deja fuera a todos los que este ubicado después del mismo; o bien, estar organizados en paralelo, cuando la interrupción de uno no afecta a los otros por estar en lineas separadas; una tercer opción será tener una combinación de ambas disposiciones.

Fuente: https://medium.com/@matematicasdiscretaslibro/cap%C3%ADtulo-13-algebra-booleana-443771838cca

FUente: https://medium.com/@matematicasdiscretaslibro/cap%C3%ADtulo-13-algebra-booleana-443771838cca

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La relación que existe entre los circuitos conmutados, el álgebra de boole y el sistema binario es simple, un circuito conectado en serie actúa como un función lógica AND, mientras que uno conectado en paralelo actúa como una función lógica OR.

Los circuitos así diseñados se denominan como compuertas lógicas, además de las tres ya vistas AND, OR y NOT, existen sus complementos (opuestos) NAND, NOR, XOR.

A continuación y solo como referencia se muestran las tablas de verdad de las cunciones lógicas más comunes:

Fuente: https://medium.com/@matematicasdiscretaslibro/cap%C3%ADtulo-13-algebra-booleana-443771838cca

Fuente: https://medium.com/@matematicasdiscretaslibro/cap%C3%ADtulo-13-algebra-booleana-443771838cca

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Fuente: https://medium.com/@matematicasdiscretaslibro/cap%C3%ADtulo-13-algebra-booleana-443771838cca

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Con estas compuertas lógicas se construyen todos los aparatos electrónicos que usamos cotidianamente, desde dispositivos sencillos como controles remotos, hasta consolas de vídeo juegos y pantallas inteligentes por citar algunos ejemplos.
Las tablas anteriormente vistas deben ser interpretadas de la siguiente manera un valor 0 es equivalente a una condición no presente, no cumplida o falsa; mientras que un valor 1 equivale a una condición presente, cumplida o verdadera. Las tablas están diseñadas para condiciones de 2 variables, pero eventualmente pueden haber más valores en los circuitos, en este caso las tablas aquí presentadas se interpretan de la siguiente forma: las columnas X y Y representan las variables implicadas en el cálculo, y la columna Q el resultado de la operación, como puede verse, están presentes todos los posibles valores que podrían presentarse para 2 entradas de datos:

Que no se cumpla X y tampoco se cumpla Y.
Que no se cumpla X pero se cumpla Y.
Que se cumpla X y no se cumpla Y.
Que se cumpla X y se cumpla Y.

Es decir 2^2 combinaciones posibles (cuatro posibles combinaciones), y su correspondiente resultado. Al diseñar circuitos para equipos de cómputo se van combinando estas compuertas para formar circuitos complejos que nos permiten contar con toda la tecnología actualmente disponible, el uso del sistema binario tiene sus complicaciones como el hecho de que para almacenar valores es necesario emplear mayor cantidad de espacios al solo disponer de 2 posibilidades en cada espacio, sin embargo brinda la ventaja de la sencillez al permitir que solo tengamos dos posibles estados que revisar.
La función de los circuitos es la siguiente:
AND requiere que ambos valores se cumplan.
OR requiere que al menos un valor se cumpla.
NOT invierte el valor.
NAND requiere que al menos un valor no se cumpla.
NOR requiere que ningún valor se cumpla.
XOR requiere que un valor se cumpla y el otro no se cumpla.
XNOR requiere que los dos valores sean iguales.
Con estas 7 compuertas lógicas se pueden construir todos los circuitos lógicos necesarios, para la tecnología que actualmente utilizamos.

Una definición formal del álgebra de Boole

Son reglas algebraicas basadas en teorías de conjuntos, para manejar ecuaciones de lógica matemática.

La lógica matemática trata con proposiciones, elementos de circuitos de dos estados, asociados por medio de operadores como AND, OR, NOT, etc., permitiendo cálculos y demostraciones como cualquier parte de las matemáticas.

Se dice que un conjunto de elementos B, en el que existen dos operaciones binarias (+ y *) tienen estructura de álgebra binaria si y solo si cumplen con los siguientes cuatro postulados.

1. Las operaciones son conmutativas.
2. Existen 2 elementos neutros el 0 para la adición y el 1 para el producto.
3. Cada operación es distributiva con respecto a la otra (expresión del proceso de sacar el factor común).
4. Para cada elemento a de B existe un complemento.

En el álgebra booleana pueden expresarse circuitos digitalesmediante el conjunto B {0,1} y las operaciones definidas como + (or), * (and) y su complemento (not), y los complementos de estas mismas operaciones.

El álgebra de Boole se basa en el diseño de funciones lógicas que serán resueltas mediante el diseño de enunciados que permiten determinar las tablas de verdad de la misma. Una función lógica esta formada por un conjunto de variables relacionadas entre sí, por una expresión que representa la combinación de un conjunto finito de símbolos, que representan constantes y/o variables, unidos por las operaciones AND, OR, NOT o sus operaciones complementarias NAND, NOR, XOR, XNOR.
Algunos de los preceptos del álgebra booleana son confusos en un principio como el hecho de que X y su complemento sumen 1, o de que X y su complemento al multiplicarse resulten en 0, pero resultan de la lógica de que en un sistema binario al solo existir dos estados posibles, el complemento de 1 resulta ser 0 y 1+0 =1, y por consecuencia, 1*0=0. Así mismo, se dice que el cero y el uno son neutros para algunas de las operaciones en este caso debido a que en el caso del 0 sumarlo a el término da como resultado el mismo valor, en el caso del 1 multiplicar el termino por 1 da como resultado el mismo valor. X+0=X y X*1=X.

Importancia del álgebra de Boole, el sistema binario y los circuitos conmutados para la vida moderna

Como hemos visto hasta aquí, tres elementos surgidos en distintas épocas pero retomados de forma magistral por los estudiosos de dichos temas: Boole, Shannon y Von Neumann, separados por el tiempo peroúnidos por el interés de contribuir al avance de la civilización, de modo tal que retomaron conocimientos previos y los conjuntaron para sus propias investigaciones, el resultado es toda la tecnología que podemos disfrutar hoy día, sin realizar mayor esfuerzo que trabajar para reunir los fondos necesarios para adquirir un equipo de telefonía movil que nos permita conectarnos a Internet, sin apenas ser conscientes de todo el esfuerzo tecnológico que se ha realizado en tan solo unas décadas desde que en 1945 fue posible diseñar las primeras computadoras que fueron teorizadas desde el siglo XVII, pero que solo fue posible construir de forma practica y eficiente a partir del último cuarto del  siglo XX, que es el momento en el que la computación llega a las masas, y en la última década del siglo XX surge el Internet, de forma rudimentaria pero que disparó el avance de la tecnología de forma nunca antes experimentada al permitir a los científicos compartir información de forma inmediata, potenciando exponencialmente los avances tecnológicos, que hoy día hicieron realidad lo teorizado por autores de ciencia ficción de siglos pasado sobre dispositivos de comunicación que cabrian en la palma de la mano y permitirian a todos comunicarse desde cualquier lugar de su planeta, quedandonos a deber solo la parte de la colonización del espacio, la cual sigue en etapa inicial dado los múltiples impedimentos de naturaleza física para el hombre.
Esta tecnología con la que contamos actualmente avanza a tal velocidad que muchas veces nos convertimos en ignorantes digitales de lo que podemos hacer con la tecnología a nuestro alcance, parte de esa tecnología, si bien, no es novedosa, su nivel de madurez permite a las personas obtener ventajas competitivas en el desarrollo de sus actividades, que antes no estaban disponibles, el uso actual de las bases de datos y los sistemas de mensajería instantánea son solo un pequeño ejemplo, es bueno saber que todo ese avance tecnológico esta basado en el álgebra booleana, los circuitos conmutados y el sistema binario.

Bibliografía

Martín Martínez, María Jesús (2009), Tema 6, Algebra de Boole, Universidad de Salamanca, Open Course Ware, Curso de electrónica. http://ocw.usal.es/.

Capítulo 13: Algebra Booleana (2015), Matemáticas discretas, A medium Corporation, https://medium.com/@matematicasdiscretaslibro/cap%C3%ADtulo-13-algebra-booleana-443771838cca

Las bases de datos y las empresas

Casi todas las empresas en la actualidad emplean bases de datos de forma cotidiana, en un gran número de ocasiones los usuarios de las mismas, ni siquiera están conscientes del uso que dan a las mismas. Por citar algunos ejemplos, los sistemas contables como CONTPAQ, y las terminales de punto de venta que se utilizan para registrar las ventas y actualizar el inventario hacen uso de bases de datos, son pocas las empresas que no hacen uso de bases de datos, pero son muchas las que no sacan provecho de sus bases de datos.

Con base en lo anterior, es fácil llegar a la conclusión de que saber un poco sobre bases de datos nos será de gran utilidad en nuestra vida laboral.

Entre los principales conceptos que deben conocerse para adentrarse con éxito en la comprensión de las bases de datos encontramos 3 que son los pilares de las mismas: campo, registro y tabla.

Descripción gráfica de Campo, Registro y Tabla
Fuente: http://apuntes.infored.mx/frameset.php?url=/978861_Visual-FoxPro.html

Se denomina campo a la unidad básica de almacenamiento de datos, un campo por lo general almacena datos de un tipo específico (texto, número, fecha/hora, contenedor, lógico). El primer paso para definir un campo es nombrarlo, para nombrar un campo se siguen las reglas habituales de los nombres de archivos, pero sin incluir espacios en blanco o símbolos especiales, suele recomendarse que a los campos se les denomine con nombres que indiquen claramente su función y que si se usan claves para nombrarlos estas sean consistentes y lógicas, por ejemplo abreviatura del tipo de dato + nombre abreviado del campo:

tNombreAlumno, nEdadAlumno, fAlta, cAplicación.

Esta nomenclatura nos daría como pistas que: si el campo comienza con una t es de tipo texto, si comienza con una n es numérico, si comienza con una f es de tipo fecha, y si comienza con una c es un contenedor.

Cuando establecemos el tipo de dato que almacenará un campo, por lo general se nos permitirá definir algunas condiciones iniciales para los campos, estas condiciones especiales se denominan validaciones y permiten que establezcamos condiciones que obligatoriamente se deberán cumplir  cuando un dato sea introducido en el campo, estas condiciones iniciales tienen que ver con la longitud del campo en el caso de los textos, o bien, con el signo de los datos o si incluirá decimales o solo enteros en el aso de los datos tipo número, el formato en el caso de los tipos fecha/hora y el tipo de contenido alojado en el caso de los contenedores.

Los datos tipo texto por lo general permiten incluir desde 1 hasta poco más de 4 millones de caracteres, dependiendo de la definición inicial que establezcamos, los datos tipo número pueden ser enteros o con decimales, con signo o sin signo,  los campos fecha/hora pueden contener ambas, o solo una de las dos, y la precisión de las mismas puede ser en días, meses o años, o bien en horas, minutos y segundos, loca campos tipo contenedor pueden ser contenidos binarios de tipo audio, imagen, vídeo, archivos planos o multimedia. 

Las validaciones más comunes son:

Valor no nulo, número mayor a cero, número positivo, longitud N, por citar solo algunos ejemplos.

Hasta aquí hemos definido el concepto de campo, y esperamos haya quedado aclarado que un campo es la unidad mínima de almacenamiento de información en una base de datos, ahora bien, los campos se organizan en registros, y los registros son conjuntos de campos organizados de forma tal que guardan información de interés para el usuario en los campos que lo componen; los campos que componen un registro están relacionados de forma lógica, pero pueden no ser del mismo tpo de datos, por ejemplo, un registro de alumno podría contener: matrícula, nombre, apellido paterno, apellido materno, fecha de nacimiento, domicilio, ciudad, estado, país. nacionalidad, grado, fecha de alta. Por citar solo algunos campos, es evidente que dichos campos serán algunos de tipo texto, otros de tipo numérico y algunos de tipo fecha/hora. Sin embargo es evidente que todos están relacionados entre ellos. Los registros también se conocen como tuplas, otra característica que poseen los registros en que debe existir una forma de identificarlos de forma única, en elc aso del alumno y los coampos considerados el campo que podría servir para identificar de manera única el registro sería la matrícula (no deberían existir dos registros en los que diferentes alumnos posean la misma matrícula.

A este tipo de campos que sirven para identificar de manera unica un conjunto de campos se le denomina campo llave.

Los registros ayudan a organizar la información relacionada, al conjunto de varios registros relacionados organizados en un archivo se le denomina tabla, una tabla es un conjunto de registros con la misma estructura, a un conjunto de tablas relacionadas es a lo que denominamos como base de datos.

Una base de datos se compone de multiples tablas relacionadas por campos llave, cada una de las tablas que integran la base de datos tiene diferentes campos. Los campos llave son comunes a dos o más tablas. Fuente: http://conalepcoatza.blogspot.com/2014/01/evidencia-final-base-de-datos-sistema.html

Una base de datos puede contener desde una tabla hasta n tablas, y esas tablas guardaran información de los registros de interés para el usuario, y así mismo esos registros estarán conformados por campos de datos que definirán a las entidades físicas que son de interés para el usuario. 

El objetivo básico de las bases de datos es el de conservar información y mantenerla disponible para su acceso de forma eficiente, el interés de los usuarios en la información contenida en la base de datos es debido a su importancia para los procesos de toma de decisiones.

Las aplicaciones de base de datos tienen cuatro componentes: datos, programas, dispositivos de almacenamiento y usuarios. Las bases de datos tienen como principal ventaja la posibilidad que ofrecen de compartir los datos, ahorrar espacio de almacenamiento al evitar la redundancia de los datos, y sobre todo la posibilidad de personalizar la información ofertada a las necesidades de cada usuario, así como también la posibilidad de personalizar a cada tipo de usuario las partes de información que pueden capturar y/o explotar. Es decir, una misma base de datos, puede ser percibida por distintos usuarios de forma variable, dependiendo de las posibilidades de acceso que cada uno tenga y de las funciones que sean de su interés.

Una base de datos suele residir físicamente en dispositivos de almacenamiento y equipos controladores adecuados para su acceso, ser accedida por cualquier canal de comunicación que este disponible y sea permitido. Sin embargo, los usuarios de la misma no acceden a ella a través de los dispositivos físicos, sino que lo hacen a través de un conjunto de software diseñado específicamente para ellos y que tiene programada la lógica de negocios que permite validar que la información que ellos consultan y/o capturan o modifican cumple con los requisitos necesarios para ser de utilidad al negocio.

Existen tres roles implicados en la correcta implementación del uso de una base de datos en una empresa, el administrador de la base de datos, el programador de las aplicaciones que la explotan y el usuario final.

Niveles de abstracción de una base de datos.
Fuente:  Alonso Martínez, Margarita,
Conocimiento y bases de datos: una propuesta de integración inteligente.

El administrador de la base de datos, se encarga de definir el modelo de datos que habrá de almacenar las entidades de interés del negocio, por ejemplo para una escuela esas entidades de interés serían alumno, profesor, grupos, aulas, edificios, programas educativos, exámenes, por citar solo algunos ejemplos, estas entidades de interés serán transformadas en tablas y sus características integradas en campos, de los cuales al menos uno será tratado como campo llave. El administrador de la base de datos se encargará de modelar los campos de interés y organizarlos en registros que conformaran las tablas, y de definir las relaciones entre las mismas; así mismo. será el administrador de la base de datos el encargado de asegurarse de la integridad de los datos y de la seguridad de los mismos, es decir, evitar que personas sin derecho a hacerlo alteren o consulten los datos almacenados en la base de datos.

El programador de aplicaciones, será el encargado de diseñar las aplicaciones que habían de alimentar con datos a las base de datos y/o de explotar esos datos para presentar información útil para la toma de decisiones, el programador solo podrá ver aquellos datos que en su momento sean de interés para la aplicación que va a desarrollar, ya que el control total de la base de datos solo deberá estar en manos del administrador de la base de datos.

El usuario final, será quien haga uso de las aplicaciones que tienen acceso a la base de datos y con ellas podrá introducir datos a la base de datos, consultarlos y actualizarlos en caso de ser necesario, así mismo, también podrá hacer uso de los mecanismos proporcionados por el programador de aplicaciones para explotar la información almacenada en la base de datos, compararla y en su caso presentarla en informes ejecutivos que permitan tomar decisiones sobre la base de los datos contenidos en la base de datos.

Es importante señalar que el programador de aplicaciones no debe ser quien decida que debe mostrar u ocultar la aplicación que accede a la base de datos, esta decisión le corresponde tomarla a los administradores de la empresa que utilizará las aplicaciones, con base en los requerimientos de los usuarios finales, solo estos pueden saber que necesitan para desarrollar su trabajo, y por tanto, el programador de aplicaciones será únicamente quien permita a las aplicaciones cumplir con las expectativas de los usuarios finales, lo mismo aplica para el administrador de la base de datos, este sera quien diseñe las entidades de la base de datos, pero no lo hará a capricho, sino una vez que los usuarios de la misma le hayan proporcionado los datos necesarios para realizar su trabajo y proporcionado los documentos fuente necesarios para modelar los datos.

No realizar el diseño considerando estos puntos condena a las aplicaciones y la propia base de datos a resultar inoperantes para la empresa.   

La gestión integrada en la empresa.

Antes de la aparición de las aplicaciones informáticas, las empresas tenían como únicas herramientas de gestión de datos los ficheros con cajones, carpetas y fichas de cartón. En este proceso manual, el tiempo requerido para manipular lo datos era enorme. Pero la propia informática ha adaptado sus herramientas para que los elementos que el usuario utiliza en cuanto a manejo de los datos se parezca a lo que manejaba de forma manual, por eso términos como carpeta, archivo, fichero, directorio son comúnmente empleados en la terminología para comprender lo que deseamos hacer.
El uso de base de datos en las empresas permite la gestión eficaz de la información generada por la misma, por cada una de las partes que conforma a la organización, una base de datos bien diseñada permite la replicación del modelo organizacional en las sucursales y en control eficiente de todos los procesos.
Una de las principales ventajas del manejo de base de datos es que las mismas tienen implícito el control de la integridad de los datos, es decir, no pueden darse inconsistencia en los datos ya que la base de datos se asegura de que solo se guarden datos completos y correctos, nunca podrán almacenarse datos de operaciones inconsistentes una vez que se han establecido las reglas de operación para los datos; con ello nos aseguramos de que la información que se nos muestra es la que debe de ser.

Fuente: Notas de bases de datos, UAM, María del Carmen Gómez Fuentes.

Algunos de los problemas que se eliminan en la empresa con el uso de las bases de datos y los sistemas de información son:
Datos redundantes, elevados costos de almacenamiento, tiempos de procesamiento elevados, inconsistencias de datos, dificultad de actualización de datos.
Estas ventajas permiten la gestión integrada de la empresa, ya que al actualizar los datos en un punto del sistema, esta actualización se aplica a lo largo de todos los puntos donde esa información sea consultada, con el esfuerzo mínimo por parte de la organización.

• Las principales ventajas que proporciona el uso de bases de datos a la empresa son:
• Integran toda la información de la organización.
• Los datos son persistentes.
• Los usuarios pueden acceder de forma simultánea a la información
• Los datos son independientes de las aplicaciones que los explotan
• Se puede hacer tantas vistas parciales de los datos como usuarios tengamos en la empresa
• Los mecanismos de control de la integridad de los datos y la seguridad de los mismos están implementados en la base de datos y los usuarios no necesitan preocuparse por ello.

La ubicuidad de las bases de datos.

Actualmente las bases de datos son tan comunes que las utilizamos casi sin ser conscientes de su existencia cuando vamos al banco, cuando consultamos nuestra banca móvil, cuando vemos series en servicios de streaming, cuando jugamos en línea, cuando realizamos compras en Internet, cuando participamos en redes sociales, es gracias a las múltiples bases de datos que las empresas ponen a nuestra disposición que podemos disfrutar de muchas de las comodidades cotidianas.
La ventaja que obtenemos al tomar consciencia de la existencia de dichas bases de datos y del uso que nuestras empresas pueden darle a esa enorme cantidad de datos para fines de obtener una ventaja competitiva es de interés de los estudiosos de mercadotecnia y de las carreras afines al área de comercio y finanzas.

Bibliografía.

Alonso Martínez, Margarita; Conocimiento y bases de datos: una propuesta de integración inteligente. Tesis Doctoral, Universidad de Cantabria. España.

Velez de Guevara, Luis (2018), Gestión de  bases de datos.

Gómez Fuentes, María del Carmen, (2013), Notas del curso de base de datos, Universidad Autónoma Metropolitana.