Diagramas de flujo: su impacto como herramienta administrativa y de diseño de aplicaciones y sistemas de información

Un diagrama de flujo describe el proceso por medio del cual se lleva a cabo una tarea repetitiva, en la cual pocas veces existen desviaciones; se usan ampliamente para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que pueden ser complejos o de gran duración; la idea principal de contar con un diagrama de flujo es tener una perspectiva global y clara del flujo de las operaciones que se realizan en un proceso, facilitando así a los usuarios de dicho proceso o a sus ejecutantes organizar sus tareas, los diagramas de flujo por lo general van de lo general a lo particular, pudiendo tener diversos niveles de detalle dependiendo de la complejidad del proceso y la finalidad que persiga el diseñador del diagrama de flujo.

Los diagramas de flujo emplean diversas figuras para representar acciones, es decir, cuentan con una simbología estándar, la finalidad de esta es permitir que todo aquel que conozco la simbología pueda fácilmente interpretar un diagrama de flujo sin necesidad de ninguna explicación. Para lograr esta uniformidad, internacionalmente existen normas oficiales que guían el proceso de crear diagramas de flujo dos de ellas son la ISO 5808:1985 y la DIN 66001:1996, si bien existen muchas otras más la mayoría solo representa pequeñas variaciones a los símbolos empleados.

Plantilla de dibujo con los símbolos más comunes para el diseño de diagramas de flujo.
Fuente: https://www.ebay.es/itm/Helix-Flowchart-Stencil-Template-H77010-Ideal-for-School-Office-College-Uni-/162300499033

Para crear un diagrama de flujo se siguen ciertas reglas que es necesario respetar para dar legibilidad al mismo, una de esas reglas es empezar el diagrama por la parte superior izquierda y desarrollar el flujo hacia abajo y hacia la parte inferior derecha, aunque existen ciertas variantes que no permiten que el diseño sea siempre así, por lo general la regla es que cada paso se representa en una "fila" y que el flujo sea invariablemente hacia abajo. 

Para que un diagrama de flujo sea realmente útil, lo que debemos asegurar es que siempre tenga un solo punto de inicio, y un solo punto de finalización, de no ser así, la finalidad del mismo se pierde, dado que en en vez de proporcionar una guía visual confiable que evite la lectura de procedimientos y manuales, el usuario del diagrama de flujo tendrá que hacerlo para aclarar sus dudas respecto a los pasos que debe seguir para completar una tarea.

Diagrama de Flujo de Datos (DFD). Suelen emplearse en programación de aplicaciones y requerir que el usuario tenga conocimientos amplios del proceso para comprender la tarea a ejecutar.
Fuente: https://victorhugocc.choccac.com/2013/09/if-ordenar-tres-numero-de-mayor-a-menor-dfd/

Los diagramas de flujo más difundidos suelen ser aquellos relacionados con las tareas propias del desarrollo de software, por su simplicidad, sin embargo, estos adolecen de una seria debilidad, son demasiado sintetizados para los usuarios con poco o ningún conocimiento de los lenguajes de programación, y tienen poca o ninguna utilidad para ayudar a describir el flujo de las acciones administrativas.

Los diagramas de flujo realmente funcionales, suelen ser más amigables con el lector ocasional de los mismos porque de hecho su propósito es servir a lectores no especializados para ayudarles a concretar tareas administrativas sin requerir de ayuda de terceros. A estos diagramas de flujo suele denominarse como Diagramas de Flujo Administrativos y con numerosas variantes que no suelen seguir convenciones tan estrictas como las que requieren los Diagramas de Flujo de Datos utilizados por los diseñadores de aplicaciones, se utilizan con regularidad para documentar el trabajo administrativo en manuales de organización, manuales de calidad, procedimientos administrativos, y un amplió numero de otras aplicaciones prácticas.

El objetivo principal de estos diagramas de flujo administrativo es evitar la lectura obligada de manuales descriptivos, cursos de capacitación y/o servir como guía rápida de puesta en funcionamiento de equipos, maquinaria o procesos que son rutinarios en una empresa.

Ejemplo de Diagrama de flujo administrativo de un manual de calidad.
Fuente: https://www.monografias.com/trabajos87/aspectos-basicos-calidad/aspectos-basicos-calidad.shtml

Se usan en fábricas, oficinas, lugares públicos para evitar que las personas tengan necesidad de acudir al personal para realizar tareas secuenciales o rutinarias como solicitud de trámites y servicios.

Los diagramas de flujo son útiles para recordar los pasos que deben seguirse para completar tareas sencillas y repetitivas cuyos pasos podrían resultar olvidarse ocasionalmente
Fuente: https://sites.google.com/site/grupo9an31019076566/19diagramas-de-flujo-del-proceso.

Es importante diferenciar que si bien en los procesos técnicos para el diseño de los diagramas de flujo es importante la rigurosidad de la implementación de los estándares de diseño definidos, en el caso de los diagramas de flujo administrativos suele darse una mayor tolerancia a la flexibilidad o adecuación de algunas convenciones que ayuden a clarificar adecuadamente los pasos a seguir o facilitar la comprensión por parte de los miembros inexpertos de los diagramas proporcionados por la administración, pudiendo existir N versiones más o menos detalladas de un mismo proceso conforme se vaya requiriendo en base al nivel de conocimiento de los empleados o público objetivo.
Lo que debe tenerse siempre presente al elaborar un diagrama de flujo administrativo es la facilidad de comprensión del proceso con solo usar el diagrama, un diagrama que genera dudas en quien lo consulta no es una herramienta que sea de utilidad.
Hay que tener en cuenta el alcance que deseamos dar al diagrama de flujo administrativo, los diagramas de flujo para la parte alta de la administración deben ser lo más genéricos posibles para facilitar que se tenga una visión global del proceso, mientras que al ir descendiendo en la estructura organizacional, los diagramas de flujo deben agregar más detalle de las operaciones necesarias, hasta que en determinadas circunstancias, lleguen a tener un nivel de detalle paso a paso, si bien es cierto que deben conservar su sencillez, así mismo, deberá encontrarse la forma de contar con un nivel de detalle que permita orientar el curso de las acciones de quien lo utiliza, unicamente con el apoyo del diagrama de flujo, las desviaciones del proceso no contempladas en el diagrama deberán ser las únicas causas para tener que acudir a los manuales de procedimiento u otras fuentes de mayor amplitud, para obtener más detalles acerca de como completar un proceso, que no sea posible realizar siguiendo los pasos recomendados por el diagrama de flujo del proceso.

Bibliografía.

Administración mercadotecnia., http://ugmlicadministracion.blogspot.com/2011/10/diagrama-de-flujo.html

Como diseñar diagramas de flujo administrativo, https://programas.cuaed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/1174/mod_resource/content/1/contenido/index.html

Kramis, J. (1994). Sistemas y procedimientos administrativos: metodología para su aplicación en instituciones privadas y públicas (4.ª ed.). México: Universidad Iberoamericana.

Franklin, E. (2009). Organización de empresas (3.ª ed.). México: McGraw-Hill.

Rodríguez, J. (2002). Estudio de sistemas y procedimientos administrativos (3.ª ed.). México: ECASA. 

Koontz, H. y Heihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global (13.ª ed.). México: Mc Graw-Hill. 

Diagramas de flujo: su definición, objetivo, ventajas, elaboración, fases, reglas y ejemplos de aplicaciones. http://www.luismiguelmanene.com/2011/07/28/los-diagramas-de-flujo-su-definicion-objetivo-ventajas-elaboracion-fases-reglas-y-ejemplos-de-aplicaciones/