Ofimática

De acuerdo con la Facultad de Derecho de la Universidad de Murcia la ofimática se entiende como todo lo relacionado con la organización de flujos de trabajo en oficinas, despachos, y demás instalaciones administrativas de las empresas, y el respectivo apoyo a estos procesos mediante el empleo de software y hardware.

La ofimática consiste en hacer uso de herramientas informáticas para automatizar la labor administrativa.

Cabe destacar que en el caso de la ofimática la automatización planteada dista mucho de tener el enfoque de la automatización de las fábricas, ya que en estas últimas la automatización consiste en la sustitución de los trabajadores humanos para emplear autómatas programados, que resultan más eficientes, en el caso de las oficinas las personas siguen siendo la parte central del trabajo, y la automatización se refiere únicamente a la facilitación del trabajo y la coordinación del mismo por parte de una infraestructura informática.

Una de las herramientas ofimáticas más comunes son los procesadores de texto.

La ofimática no se trata de usar de forma individual la computadora, sino de reinventar los procesos y sus etapas para que todos los miembros de una organización compartan actividades y agilicen procesos.  Si bien, es obvió que cada empresa constituye un caso particular y quizá irrepetible, el objetivo de la implementación de la ofimática es la estandarización de las herramientas empleadas para el trabajo de oficina en una empresa particular, y no busca la estandarización de los contenidos de las mismas, los cuales pueden seguir teniendo toda la riqueza necesaria que se necesite.

La ofimática es un buen ejemplo de como las Tecnologías de Información impactan en el trabajo cotidiano de las personas, en entornos donde las actividades y los contenidos manejados son tan diversos como el tratamiento de los documentos o las conversaciones telefónicas, en un entorno así es necesario combinar tecnologías, haciendo a un lado soluciones aisladas, ya que el objetivo principal es facilitar las labores del individuo para el logro de la tarea a realizar.

Uno de los aspectos predominantes en las oficinas es el carácter indefinido y la falta de estructuración de los procesos y actividades cotidianos, suelen existir infinidad de formas de completar las mismas tareas, y los flujos de los documentos suelen variar de un momento a otro con el cambio de circunstancias no previsibles, esto hace difícil que se implementen mecanismos estrictos para realizar absolutamente todas las actividades de oficina, el software de ofimática, al contrario de los sistemas de información y las bases de datos, que requieren uniformidad, esta hecho para ser lo más genérico y adaptable posible.

Entre las herramientas ofimáticas más comunes podemos mencionar las siguientes:

1. Procesadores de textos: software que se especializa en la elaboración de documentos de texto en formatos libres, proporcionando a la vez una amplia variedad de opciones de formateo de textos e inclusión de imágenes y demás ornamentos visuales a los mismos.
2. Hoja de cálculo: software que permite realizar cálculos numéricos y operaciones de almacenamiento de información en una malla de datos a la cual se le puede dar formato para su presentación visual, pero principalmente su poder radica en el hecho de que permite automatizar cálculos numéricos mediante el uso de fórmulas y funciones, así como realizar operaciones de búsqueda con los textos almacenados en la malla de datos.
3. Presentaciones: software diseñado especialmente para presentar ideas de forma visual, suele permitir elaborar presentaciones con audios, vídeos y animaciones, además obviamente de los textos.
4. Notas: osftware que permite almacenar de forma fácil notas de texto o recados y opcionalmente programar recordatorios automáticos de los mismos mediante notificaciones en pantalla, alarmas o mensajes.
5. Calendario: software que cumple la doble función de indicar al usuario la fecha en la que se encuentra y organizar su día a día con la creación de eventos a modo de una agenda electrónica, con la capacidad de enviar mensajes, activar alarmas y notificar periódicamente cuando una fecha se aproxima.
6. Correo electrónico y mensajería instantánea: software que permite el intercambio de correspondencia entre el personal sin necesidad de trasladarse fuera de la oficina o incurrir en gastos de papelería, este software permite mantener una comunicación entre los departamentos y la capacidad de adjuntar documentos, audios y videos hace posible que la información fluya con facilidad en la organización y hacía nuestros clientes.

Como  podemos observar, el software de ofimática cumple la función de las herramientas tradicionales que se han usado siempre en las oficinas, el procesador de textos sustituye a los apuntes a mano y las máquinas de escribir, la hoja de cálculo a los libros de contabilidad y de inventarios, las presentaciones apoyan a la presentación de ideas e informes de forma llamativa y profesional, las notas sustituyen a los recados y anotaciones adhesivas, y el calendario cumple la función de las agendas personales.

Las hojas de cálculo son herramientas sumamente versátiles en las cuales además de cálculos numéricos pueden elaborarse otra clase de documentos complejos.
Fuente: Elaboración propia.

Todo el software de ofimática es genérico y no obliga al usuario a respetar obligatoriamente una serie de pasos o a establecer un método riguroso de tratamiento de la información, así un usuario de software de ofimática está en total libertad de crear un documento por cada oficio o memorándum que redacta, o bien, tener todos los oficios o memorandos en un solo documento, así como también, goza de la libertad de almacenar los archivos en la ubicación que desee y nombrarlos como le plazca, sin que el software deje de funcionar por ello.

El software de ofimática provee de ciertas funcionalidades que bien utilizadas pueden ayudar a automatizar la búsqueda y el almacenamiento de la información pero queda en el usuario la decisión de hacer uso o no de estas funcionalidades, sin que el optar por no hacerlo signifique que el software deje de funcionar, situación que en el caso de sistemas de información y bases de datos podría bien paralizar la operación de la empresa en caso de no poder proporcionar un dato.

 

El software de presentaciones se ha convertido en la herramienta preferida para presentar informes ejecutivos, ya sea en vivo o a distancia aprovechando los recursos multimedia.

El poder de la ofimática radica en que para hacer uso de ella no se requiere cumplir requisitos onerosos o prohibitivos, así como tampoco, de una gran capacitación, ya que suele ser software intuitivo, que funciona en casí cualquier plataforma de software y equipo de cómputo. Pero en ese mismo poder radica su debilidad, ya que no es adecuado para tareas intensivas o para el análisis de grandes volúmenes de información, para ello se requiere del uso de software especializado como los sistemas de información y las bases de datos, el papel de la ofimática es simplemente el de facilitar el día a día del personal administrativo y reducir los tiempos que emplean en el trabajo rutinario de la gestión administrativa.

Por lo general el software de ofimática se distribuye comercialmente a través de varios fabricantes de software especializados en lo que coloquialmente se denomina suite de oficina, la suite de oficina más común es la de Microsoft conocida como Office, pero también existen muchas otras como Google G Suite, Apache OpenOffice, WPS Office, The document foundation LibreOffice, SoftMaker FreeOffice, por mecionar algunas; por lo general suelen contener al menos un editor de textos, una hoja de cálculo, un software de presentaciones, y algunos adicionalmente incluyen herramienta de dibujo, editor fórmulas matemáticas, block de notas, base de datos personal, cliente de correo, pero estas últimas adiciones suelen no ser de mucha utilidad por lo general ya que o son muy básicas o son incompatibles con cualquier otro software, sin embargo, todas ellas suelen apoyar la compatibilidad del software de ofimática estándar a todas ellas, y apoyar el guardado de documentos en formatos universales como docx, xslx, pptx, doc, xls, ppt, odt, pdf, txt; que son los más comunes. 

Las suites de ofimática más populares

Microsoft Office: Es la suite de ofimática por excelencia, la que la mayor parte de las empresas y usuarios caseros utilizan para trabajar, se encuentra presente en el 80% de todos los equipos de cómputo de escritorio que se encuentran funcionando en la actualidad.

Google G Suite: Es la suite de ofimática que todos en algún momento llegamos a usar, aún sin saberlo cuando utilizamos la ofimática en nuestros dispositivos móviles como smartphones y tabletas, por lo general viene preinstalada, todos los clientes de email de Gmail tienen acceso a la misma, y nos proporciona gratis sus herramientas, sin embargo mucho ignoran su existencia.

Apache OpenOffice: Es la suite de oficina para escritorio que mayor difusión ha tenido hasta ahora, si bien su penetración de mercado es mínima debido a que el aspecto su interfaz no esta actualizada y luce obsoleto. Su principal ventaja es que es gratuita, pero como desventaja tiene el que no es tan fácil de usar como Microsoft Office.

The document foundation LibreOffice: Es el hermano menor de la suite de oficina Apache OpenOffice para escritorio tiene un nivel de penetración similar a esta,  el aspecto su interfaz no esta actualizada y luce obsoleto. Su principal ventaja es que es gratuita, pero al igual que su hermano mayor no es tan fácil de utilizarcomo Microsoft Office.

WPS Office: es una suite de oficina bastante popular en dispositivos móviles y con poca penetración en ambiente de escritorio, su interfaz es muy similar a la de Microsoft Office, luce muy moderna, con algunas variantes, esta optimizada para trabajar en línea y respaldar la información en los servidores de la compañia, su desventaja es que tiene publicidad lo cual es muy molesto, y además insiste en conectar al usuario a la web del fabricante para respaldar los archivos.

¿Qué debe considerarse dentro de la categoría de ofimática y que no?

Dentro de la categoría de Ofimática algunos autores suelen incluir los conocimientos necesarios para encender, apagar y operar con seguridad y eficiencia los equipos de cómputo de la oficina, así como, todo lo relacionado con el manejo de los sistemas operativos, la cual es una condición previa indispensable para poder utilizar adecuadamente el software de ofimática, sin embargo, incluir a los sistemas operativos como parte de la ofimática no es del todo adecuado, dado que por ofimática se entiende todo aquello que específicamente ayuda al desarrollo de tareas administrativas de oficina de forma automátizada o bien mediante el empleo de tecnologías de información genéricas (no especializadas), es decir el software denominado de ofimática ayuda a las tareas de oficina pero no es exclusivo para uso de estas, tal es así que las suites de oficina se usan en el hogar, en las escuelas, en los laboratorios de investigación, y no exclusivamente en la oficina administrativa, pero no constituyen un desarrollo especializado como los sistemas de información o las bases de datos, y puede en un momento determinado usarse para otros fines.

La ofimática es una clasificación que se da de manera coloquial al software que no habiendo sido desarrollado para su uso exclusivo en oficinas, por las características ofrecidas termina por integrarse de manera armónica a las funciones propias de oficina y se hace de uso común a los empleados administrativos de la generalidad de las empresas. 

Conclusiones

Las Tecnologías de Información y Comunicación se han vuelto comunes en las oficinas modernas, y si bien, aún quedan muchas oficinas sin utilizar herramientas tecnológicas, las PyMES y grandes empresas  basan casí todo su funcionamiento en estas en la forma de conexiones a Internet, Sistemas de Información, enlaces de datos, dispositivos móviles, PLC's, y más recientemente el IoT (Internet de las cosas) con menor desarrollo tecnológico que el representado por todo lo anteriormente citado, podemos ubicar una clasificación informal y muy flexible de herramientas informáticas de uso común a los oficinistas que se ha denominado Ofimática y de cuya parte forman las herramientas comunes de procesamiento de texto, hoja de cálculo, presentaciones, mensajeria instantánea, mensajería electrónica (e-mail), telefonía, entre algunas otras no tan comunes.
Aprender a utilizarlas y comprender sus características, posibilidades y limitantes es un punto crucial para losgrar la eficiencia en el desarrollo de nuestras labores administrativas, lo anterior aplica también para su empleo en el ambiente escolar, de hecho su dominio en el ambiente escolar es un requisito previo para su empleo futuro en el ambiente laboral, no conocerlas, no comprenderlas o no manejarlas con fluides podría constituir la diferencia entre ser seleccionado o no para desarrolar un trabajo dentro de alguna PyME o gran empresa.

Bibliografía.

Sáez Vacas Fernando, (1990), Ofimática Compleja, Ed. FUNDESCO, España.

Facultad de Derecho, (S/F), Curso de introducción a la informática, Universidad de Málaga.