Las empresas en la actualidad operan en un contexto globalizado, de creciente competitividad y marcado por la presencia de continuos cambios. Entre otros desafíos destacan:
- La reducción del ciclo de vida de los productos.
- La existencia de productos personalizados.
- Requerimientos de mayor calidad.
- Niveles de servicio al cliente cada vez más elevados.
- Necesidad de administrar proyectos que se distribuyen entre varias organizaciones o estructuras organizacionales.
Fuente: http://www.mallorcadiario.com/
La informática es una herramienta imprescindible para enfrentar los desafíos antes mencionados, sin embargo, su implementación es algo que muchas empresas aún no acostumbran.
El uso de computadoras revoluciona el campo de la gestión empresarial y de la producción, pues una dificultad de las empresas es lidiar con el creciente volumen de la información que producen conforme van aumentando sus niveles de producción y el tamaño de las mismas, cada vez es más difícil tomar decisiones de forma tradicional y se hace necesario el uso de tecnología. El desarrollo de la informática ha permitido nuevas filosofías de gestión que dotan de ventajas competitivas a las empresas que las incorporan.
Fuente: http://empresaslastics1390.blogspot.mx/
Actualmente estamos pasando de la revolución industrial a la revolución de la informática, donde la materia prima principal es la información, y el efecto de esta revolución es que todo avance se da con mayor celeridad, mientras el ciclo de vida de las cosas se acorta.
Sin embargo, el problema en la actualidad es no es la falta de información sino el exceso de la misma y su cuestionable calidad, lo que crea una nueva dificultad aprovecharla, si no se tiene las herramientas necesarias y adecuadas, pero sobre todo si no se tiene la capacidad de discernir entre la información de calidad y la información basura. La tecnología por sí misma, no hace la diferencia, es necesario que las personas aprendan a utilizarla y sobre todo que las empresas favorezcan su adecuada implementación. Una tecnología mal utilizada se convierte en un costo y deja de ser una inversión, esto aplica tanto para las empresas, como para las personas, el 70% de los dispositivos electrónicos de gama media y alta que se compran en la actualidad tienen vida útil limitada y peor aún son generalmente subutilizados por sus propietarios, lo que conlleva un enorme desperdicio de recursos económicos en detrimento del bienestar económico de las personas. Como ejemplo de esta subutilización podemos mencionar a los equipos de telefonía celular, los cuales generalmente son utilizados por periodos de entre 6 y 8 meses, para ser desechados por nuevos equipos más por mercadotecnía y estatus que por verdadera necesidad de los usuarios, esto conlleva enormes costos económicos en lo particular y un aumento de la contaminación ambiental, la cual también nos produce costos en lo general, porque el daño ambiental afecta por igual a todos, tanto a quien la provoca, como a quien no. Y eso es algo que debemois tener muy presente en todo momento.
El trabajo por proyectos en los procesos productivos.
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Se lleva a cabo con la finalidad de cumplir objetivos mediante la producción de entregables; los objetivos se definen como metas hacia las cuales se dirige el trabajo, un fin que se desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto o un servicio a prestar. Un entregable es un resultado o capacidad único y verificable para ejecutar un servicio que se produce para completar un proceso o fase de un proyecto, los entregables pueden ser tangibles o intangibles.
Por entregables debemos entender un producto único que puede ser componente de otro, mejora o corrección, o bien un nuevo elemento en si mismo; un servicio único o la capacidad de prestar un servicio, un documento final, o una combinación de todo lo anterior.
Puede haber elementos repetitivos en algunos, esto no altera las características fundamentales y únicas del trabajo del proyecto.
Los proyectos se llevan a cabo en cualquier nivel de la organización y pueden involucrar a un solo individuo de la misma o a un grupo de personas, o bien a una unidad del negocio o a varias organizaciones.
La naturaleza temporal del proyecto implica que debe tener un inicio y un final, pero su temporalidad no implica que sea de corta duración. El final de un proyecto se da cuando se cumplen algunas de las condiciones siguientes:
- Los objetivos se han logrado.
- Los objetivos se han tornado inalcanzables.
- El financiamiento se ha terminado.
- Los recursos para realizarlo ya no están disponibles o ya no existen.
- Existe una condición legal o de conveniencia que obligue a terminarlo.
Los entregables de un proyecto pueden persistir a la terminanción del mismo, y su naturaleza puede ser social, económica, material o ambiental.
La importancia de los proyectos radica en que impulsan los cambios, al mover a las organizaciones de un estado actual a un estado deseado, mediante el logro de un fin específico.
Para algunos proyectos el objetivo final es pasar a la organizacón de su estado actual a un estado futuro donde el valor del negocio sea superior, gracias a la ejecución adecuada del proyecto.
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Fuente: Elaboración propia.
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El valor del negocio es el beneficio cuantificable derivado de una iniciativa de negocio, plasmada a través de un proyecto. Este beneficio puede ser tangible, intangible o una mezcla de ambos. De este modo el valor del negocio se considera como el retorno de la inversión en forma de dinero, tiempo, bienes o intangibles a cambio de algo.
En los proyectos, se refiere al beneficio que los resultados proporcionan a los interesados en la forma de activos monetarios, participación de los accionistas, servicios, accesorios y/o herramientas.
Existen cuatro factores que pueden detonar la necesidad de realizar un proyecto:
- Cumplir requisitos regulatorios, legales o sociales.
- Satisfacer la solicitudes o necesidades de los interesados.
- Implementar o cambiar las estrategias de negocio o tecnologías.
- Crear, mejorar o reparar productos, procesos o servicios.
Estos factores influyen en las operaciones en curso y las estrategias de negocio de una organización. Los proyectos proporcionan los medios para realizar con éxito los cambios necesarios para enfrentar los factores de cambio.
Estos factores deben estar vinculados a los objetivos estratégicos de la organización y el valor del negocio de cada proyecto.
Importancia de la dirección de proyectos.
Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo, permite a las empresas ejecutar proyectos de manera eficaz y eficiente, cumpliendo con los objetivos del negocio y satisfaciendo las expectativas de los interesados, aumentando las posibilidades de éxito, reduciendo la incertidumbre, entregando el producto en el momento apropiado, resolviendo problemas e incidentes, respondiendo oportunamente a riesgos, optimizando recursos, identificando recuperando o concluyendo proyectos fallidos, gestionando y equilibrando las restricciones y su influencia, así como gestionando los cambios.
No contar con una adecuada dirección de proyectos ocasiona incumplimiento de plazos, sobre costos, deficiencia en la calidad de los productos, falta de control, pérdida de reputación, insatisfacción e incumplimiento de los objetivos.
El entorno de negocios es dinámico y de cambio acelerado, para mantener la actividad las empresas deben emplear la dirección de proyectos para aportar valor a sus negocios.
una dirección de proyectos eficazpermite vincular los resultados de los proyectos a los objetivos del negocio, competir de manera en los mercados, sustentar la organización y responder al impacto de los cambios del entorno mediante el ajuste de los planes para la ejecución de los proyectos.
